Wil je er zeker van zijn dat je uitvoerder zich op de juiste locatie bevindt, op het ogenblik dat de opdracht wordt gestart? Dan kan je kiezen om ofwel geolocatie controle te gebruiken via de GPS van het toestel ofwel maak je gebruik van Site Tags. Voor meer info i.v.m. privacy, klik hier.
Om te bepalen welke locatiecontrole je wil gebruiken, ga dan naar de Instellingen van ButtonsforCleaners.
Vervolgens kies je voor Mobiele Apps.
Daarna ga je naar de derde tab: Instellingen per contractcategorie.
In dit scherm kun je per contractcategorie kiezen op welke manier je de locatiecontrole wil uitvoeren. Er zijn 4 opties:
Per contractcategorie kan je kiezen wat voor jou de beste manier is om deze opdrachten te controleren. Je kunt bijvoorbeeld instellen om de GPS-controle te activeren bij contracten “eenmalige opkuis”, maar bij contracten “schoonmaak” kan je kiezen om de controle via Site Tags te doen, of om geen controle te gebruiken.
Hoe werkt geolocalisatie via GPS?
Wanneer een uitvoerder een opdracht wil starten, moet hij zich binnen een bepaalde straal rond het uitvoeringsadres bevinden. Deze straal (in meter) kan je zelf instellen.
Instellen van de toegestane straal
Ga naar het tabblad gegevens en stel onderaan in hoeveel meter afstand je tolaat om een opdracht op te starten via tijdsregistratie. Houd hierbij rekening met grotere locaties, zodat een uitvoerder geen problemen ondervindt bij het opstarten van zijn opdracht.
Wat gebeurt er buiten de ingestelde straal?
Start een uitvoerder de opdracht buiten de ingestelde radius, dan krijgt hij een foutmelding op zijn GSM. De opdracht kan in dat geval niet gestart worden.
En bij het stoppen van een opdracht?
Het beëindigen van een opdracht werkt anders. Een uitvoerder kan altijd stoppen, ongeacht of hij zich binnen of buiten de ingestelde straal bevindt. Er verschijnt geen foutmelding in de app.
Waarom laten we stoppen buiten de radius wel toe?
De reden hiervoor is praktisch. Als een werknemer onbewust vergeten is te stoppen en zich inmiddels al bij een volgende klant of zelfs thuis bevindt, zou hij in principe moeten terugrijden naar de vorige werkplek om daar op ‘stop’ te drukken. In de praktijk is dit niet werkbaar. Daarom laten we toe dat een opdracht overal kan gestopt worden.
Opvolging van registratieproblemen
In de software wordt dit verschil duidelijk weergegeven. Onder de tabbladen ‘Planningen goed te keuren’ en ‘Planningen goedgekeurd’ zie je in de kolom Registratieprobleem of een opdracht te ver van de locatie werd gestopt.
Je kan in deze overzichten ook filteren op dit soort of andere registratieproblemen, zodat je snel de nodige acties kan ondernemen.
Hoe werkt de Site Tag?
De Site Tag is de beste controle om te weten of je uitvoerder op de juiste locatie is bij het starten en beëindigen van zijn of haar taken.
Bij zowel het starten als het beëindigen van de opdracht, wordt de medewerker gevraagd om de Site Tag sticker te scannen die op de specifieke locatie uithangt. Klik hier voor meer info over het instellen van de site tags.
Opgelet:
Site Tags kunnen enkel worden gescand door smartphones of tablets die NFC ondersteunen. Twijfel je over het apparaat? Geef gerust het exacte type door aan je Customer Success Manager voor nazicht.
De Site Tag is een slimme sticker die je op elke werf bevestigt. Het scannen van de Site Tag duurt slechts een seconde, en biedt absolute zekerheid dat je werknemer ter plaatse is.
Als er een technisch probleem zou zijn, dan kunnen we terugvallen op de controle via GPS. Meer over deze opties onder ’terugvallen op geolocatie of niet?’.
Terugvallen op geolocalisatie of niet?
De optie bestaat om terug te vallen op geolocatie mocht er bvb. een technisch probleem zijn of de medewerker is vergeten uit te badgen op de locatie.
De medewerker kan dan in de app uitzonderlijk op “Werkt de Site Tag niet?” klikken om zijn registratie alsnog te beëindigen.
Na beëindiging zal in ‘Planningen goed te keuren’ in de kolom registratieproblemen deze info te zien zijn. Op die manier ben je op de hoogte van deze uitzondering.
Indien je niet wenst dat de medewerker deze optie voorhanden heeft, dan kan je het controlemechanisme op ‘Site tag (Niet terugvallen op geolocatie)’ zetten. De medewerker heeft daardoor geen mogelijkheid om verder te scannen en is verplicht contact op te nemen met de persoon die de administratie verzorgt.
