Met de Ponto-integratie in Flex worden inkomende betalingen op je bankrekening automatisch afgepunt op de juiste facturen. Dit gebeurt elke ochtend tussen 5u en 6u op basis van de gestructureerde mededeling, het factuurnummer en het bedrag.
1. Wat is Ponto?
Ponto is een Europese bankkoppeling die bedrijven toelaat om hun bankrekeningen veilig te verbinden met externe software.
Flex gebruikt Ponto om:
- automatisch betalingen op te halen
- betalingen te koppelen aan openstaande facturen
- je administratie sneller en foutloos te maken
Je blijft altijd eigenaar van je bankgegevens. Ponto geeft Flex enkel toegang om transacties op te halen.
2. Wat heb je nodig?
- Een eigen Ponto-account via https://myponto.com
- Minstens één bankrekening toegevoegd in Ponto
- Toegang tot Flex
- Activatie van Ponto door het supportteam
3. Stappenplan
Stap 1 — Maak je Ponto-account aan
- Ga naar https://myponto.com.
- Maak een nieuw account aan.
- Klik op Add account om je bankrekening toe te voegen.
- Selecteer je bank.
- Volg de instructies van je bank om de connectie te bevestigen.
Tip: je kunt meerdere rekeningen toevoegen. Enkel rekeningen die in Ponto staan, kun je later in Flex koppelen.
Stap 2 — Ponto koppelen in Flex
- Neem contact op met support zodat we Ponto kunnen activeren in jullie account.
- Ga in Flex naar Instellingen → Boekhouding.
- Open de juiste boekhouding.
- Open het tabblad Instellingen.
- Scrol naar het onderdeel Bank integratie.
- Klik op de knop PONTO TOEGANG.
Je wordt doorgestuurd naar de website van Ponto:
- Klik in het scherm Kies je bank onderaan op Sla deze stap over.
- Log daarna in op je Ponto-account.
- Selecteer je bankrekening of bankrekeningen.
- Klik op het plusteken en daarna op Bevestigen.
- Hiermee geef je Flex toestemming om transacties op te halen.
Na bevestiging keer je automatisch terug naar Flex.
Wanneer de verbinding succesvol is, zie je een vinkje bij Is Ponto Connect ingesteld?
Stap 3 — Ponto-rekeningen koppelen in Flex
Na het activeren van Ponto verschijnt er in de instellingen onder Boekhouding een extra tabblad: Ponto instellingen.
- Klik op de knop KOPPEL PONTO-REKENING.
- Selecteer één van de rekeningen die je eerder in Ponto hebt toegevoegd.
- Bevestig om de koppeling op te slaan.
Je kunt meerdere rekeningen koppelen als je verschillende bankrekeningen gebruikt voor facturatie.
4. Hoe werkt het automatisch afpunten?
- Ponto stuurt elke ochtend de nieuwste transacties naar Flex.
- Flex zoekt automatisch de bijbehorende factuur.
- Hiervoor moeten twee gegevens tegelijk overeenkomen:
- Het bedrag van de transactie moet overeenkomen met het openstaande factuurbedrag.
- De gestructureerde mededeling wordt gebruikt om de factuur te identificeren. Is er geen gestructureerde mededeling, dan wordt het factuurnummer gebruikt.
- Wanneer beide gegevens overeenkomen, wordt de factuur automatisch afgepunt.
- Is er geen match, dan krijgt de betaling een reden mee waarom ze niet kon worden afgepunt.
Mogelijke redenen zijn bijvoorbeeld:
- geen gestructureerde mededeling
- ongeldige gestructureerde mededeling
- geen overeenkomende factuur gevonden
- het bedrag komt niet overeen met het openstaande factuurbedrag
Zo zie je meteen wat je moet nakijken.
5. Opvolging van geïmporteerde bestanden
Doordat de CODA-bestanden dagelijks automatisch binnenkomen via Ponto, volg je ze op een iets andere manier op dan bij een manuele import.
Er bestaan vijf statussen:
- ➖ Bezig — het bestand wordt verwerkt.
- ❗ Mislukt — de import is niet gelukt. Probeer het opnieuw. Indien het nog niet lukt, neem contact op met support.
- ✔️ Import voltooid — het bestand is verwerkt en de betalingen zijn, waar mogelijk, automatisch afgepunt.
- ✅ Goedgekeurd — je hebt het bestand manueel nagekeken en bevestigd.
- 🔄 Import teruggedraaid — de import werd ongedaan gemaakt, bijvoorbeeld omdat het bestand al eens werd ingelezen.
Enkel bestanden met de status Import voltooid vragen nog actie van jou.
Via de filters kun je hier eenvoudig naar zoeken. Kijk de betalingen na die niet automatisch werden afgepunt. De reden staat bij de betaling vermeld.
Punt deze betalingen indien nodig manueel af.
Zodra je het bestand hebt gecontroleerd, duid je het aan als Goedgekeurd. Bestanden met de status Goedgekeurd hoef je niet meer te behandelen.
Een bestand goedkeuren
Wanneer je een bestand hebt nagekeken en alle betalingen werden gecontroleerd, kun je het bestand via het sleuteltje valideren.
Via de actieknop linksonder kun je ook meerdere bestanden in één keer goedkeuren.
Dit is bijvoorbeeld handig voor eerdere CODA-imports die je al hebt nagekeken. Zo blijft het overzicht duidelijk en hoef je enkel nog te filteren op bestanden met de status Import voltooid.
6. Samenvatting
- Maak een Ponto-account aan.
- Voeg je bankrekeningen toe in Ponto.
- Laat Ponto activeren in Flex.
- Koppel je Ponto-rekeningen in Flex.
- Laat Flex elke ochtend automatisch betalingen ophalen en afpunten.
- Kijk bestanden met de status Import voltooid na.
- Zet nagekeken bestanden op Goedgekeurd.