Het is heel belangrijk dat je factuurnummering oplopend is en nooit onderbroken wordt. In ButtonsforCleaners kun je er eenvoudigweg voor zorgen dat je factuurnummering mooi doorloopt, ook als je midden in het jaar overschakelt naar ons programma.
Ook voor creditnota’s kan je een aparte nummering instellen, indien dit in jouw boekhouding van toepassing is. De instelling hiervan lees je onderaan.
Het instellingenmenu van de boekhouding openen
Eerst gaan we de lay-out van je documenten op punt zetten. Ga naar de instellingen van je boekhouding. Dan kies je voor het beheer van de boekhouding.
Kies de boekhouding die je wilt bewerken en volg daarna de onderstaande stappen.
Kies de standaard lay-out of gebruik je eigen achtergrond
Bij documenten kies je nu per type document hoe dit document eruit moet zien. We geven hier het voorbeeld voor de facturen. Het principe is telkens hetzelfde.
De achtergrond van je document instellen
Wil je dat je logo links boven staat op de facturen en je bedrijfsgegevens onderaan de pagina komen? Plaats dan de instellingen zoals hieronder in de afbeelding aangeduid.
Wens je jouw eigen achtergrond (PDF-template) te gebruiken? Plaats de instellingen dan tegenovergesteld aan deze op de afbeelding hierboven. (Nee wordt dus Ja en vice versa)
De tekst op de factuur en in de begeleidende e-mail instellen
Alle documenten, zoals je facturen en betalingsherinneringen, die we versturen vanuit de software worden als bijlage verstuurd. Je hebt dus altijd enerzijds je document, bijvoorbeeld je factuur, in PDF-formaat. Anderzijds heb je voor digitale correspondentie de e-mail die dit document begeleidt.
Bij facturen kan je indien gewenst een afsluitende tekst toevoegen op de factuur zelf, onder het te betalen bedrag. Bijvoorbeeld een kerstboodschap of een bedanking.
Voor de begeleidende e-mail is het uiteraard de bedoeling dat je vele e-mails in één beweging kunt versturen. Toch wil je de klant misschien persoonlijk aanspreken of het factuurnummer vermelden. Dit kan allemaal. Gebruik daarom de “tags” die in het lichtgrijs beschreven staan.
Je nummering van facturen en creditnota’s instellen
Bij facturen stel je nu ook de startdatum van je fiscaal jaar in en het nummer waarbij wij mogen beginnen tellen. Merk op dat het factuurnummer in ButtonsforCleaners steeds op deze wijze opgebouwd zijn: 2022/00001. Dit wil zeggen jaartal/xxxxx. Is het nummer van je laatste factuur 2022005, dan vul je dus “6” in. In ButtonsforCleaners wordt je eerste factuur dan 2022/00006.
Het is belangrijk dat je ook even nagaat of je een aparte nummering gebruikt voor je creditnota’s. Contacteer bij twijfel je boekhouder.
Is dit het geval, dan kies je een apart verkoopdagboek voor creditnota’s en laat je ook hier weten bij welk nummer we mogen beginnen te tellen.
Factuurlijnen groeperen
Bepaalde opdrachten moeten meermaals gedurende een periode uitgevoerd worden vb. dagelijks of wekelijks. Om te vermijden dat je hierdoor per maand een hele oplijsting krijgt aan uitgevoerde planningen, is het mogelijk om facturatielijnen te groeperen per week of per maand.
Dit stel je in op contractniveau.
Kies je bvb. voor maandelijkse groepering,
dan worden de planningslijnen in een periode van 1 maand samen voorgesteld op de factuur. Deze optie maakt je factuur een pak overzichtelijker.
Hetzelfde kan je doen voor wekelijkse groepering, waarna de planningslijnen in een periode van 1 week samen voorgesteld worden op de factuur.