ButtonsforCleaners stelt je in staat om gemakkelijk en snel verkoopfacturen op te maken. Dankzij onze koppeling met SOBEC hoeft je boekhouder ook niet langer alle klanten en facturen handmatig over te nemen in het boekhoudpakket.
Belangrijke instellingen in ButtonsforCleaners
Als je (later) facturen wilt gaan exporteren vanuit ButtonsforCleaners naar SOBEC, dan is het belangrijk om de volgende zaken in het achterhoofd te houden.
Apart verkoopdagboek voor creditnota’s
Bij de integratie met tussen ButtonsforCleaners Flex en SOBEC, is het aangeraden om de nummering van facturen en creditnota’s samen te laten doorlopen.
Voor ButtonsforCleaners Force is een aparte nummering sowieso verplicht. De facturen komen in SOBEC wel in één dagboek terecht.
Noteer bepaalde informatie uit SOBEC
Voor je kunt exporteren naar SOBEC, hebben we de volgende gegevens nodig. Vraag ze op voorhand op en noteer ze voor wanneer je wilt exporteren. Indien je niet weet waar je deze gegevens kunt terugvinden, neem je best contact op met je boekhouder of met de ondersteuning van SOBEC.
- DossierName: de naam van je dossier
- Verkoopjournaal: het dagboek waarin de facturen terecht mogen komen
- De lengte van klantnummers: zijn de klantnummers bv. 123456, dan is de juiste waarde 6 (cijfers)
- Het nummer van de gebruiker dat als “aanmaker” van de factuur mag worden beschouwd
Een export naar SOBEC uitvoeren vanuit ButtonsforCleaners Flex
In ButtonsforCleaners ga je naar het Overzicht facturen, klik je rechtsboven op de knop Meer… en ga je vervolgens voor Facturen exporteren.
In het venster dat opengaat, dien je de juiste instellingen in te vullen:
- Selecteer de correcte boekhouding
- Vul het juiste boekjaar in (bv. 2021)
- Kies vanaf en tot en met welk factuurnummer je wilt exporteren. Het systeem zal zelf voorstellen welke facturen je nog dient te exporteren. Maar dit kan je zelf overschrijven indien gewenst. Wil je bijvoorbeeld je facturen 2021/00001 tot en met 2021/00010 exporteren, vul dan respectievelijk 1 en 10 in.
Je krijgt van ons een ZIP-bestand met één TXT-bestand in. Hieronder lees je hoe je dit bestand kunt inlezen in SOBEC.
Een export naar SOBEC uitvoeren vanuit ButtonsforCleaners Force
Alle instellingen zijn in de parameters ingesteld. Je Customer Success Manager zal de exportservice in de parameters activeren, en er in samenspraak met jou voor zorgen dat de volgende parameters worden ingesteld op de juiste waarde:
| Parameter | Waarde | Opmerkingen |
| (Parameter om exportservice in te schakelen) | 1 | |
| ExportProfile | 13 | |
| ExportService_ExtraInt1 | (Het verkoopdagboek of “journaalnummer” waarin de facturen terecht mogen komen) | |
| ExportService_ExtraInt2 | (Het aantal cijfers waaruit de klantnummers in SOBEC zijn opgebouwd) | |
| ExportService_ExtraText1 | (Het dossiernummer in SOBEC) | |
| ExportService_ExtraText2 | (Het gebruikersnummer in SOBEC) | |
| ExportlocatieFacturen | (Het pad waar het bestand mag worden geplaatst) | Zie parameterlijst. |
Nadat deze instellingen zijn geconfigureerd, hoef je in het overzicht facturen enkel op de knop “Start export” te duwen om de bestanden te laten genereren. Alle nog niet geëxporteerde facturen worden dan in het bestand opgenomen.
Je krijgt van ons een ZIP-bestand met één TXT-bestand in. Hieronder lees je hoe je dit bestand kunt inlezen in SOBEC.
Een import uitvoeren in SOBEC
Kopieer eerst de bestanden die je uit ButtonsforCleaners hebt gedownload naar een map van jouw voorkeur.
Voor het importeren van de bestanden, vraag je best hulp aan je boekhouder of aan de ondersteuning van Sobec.