Hoe weet je nu welke facturen via Peppol verstuurd moeten worden en welke niet?
In de klantenfiche is er een veld toegevoegd waarin we aanduiden of deze klant geregistreerd is op Peppol of niet.
Bij het aanmaken van een nieuwe klant wordt direct nagegaan of deze klant al een Peppol-ID heeft of niet. Voor bestaande klanten gaat het iets anders: nadat Peppol werd geactiveerd in jouw ButtonsforCleaners-omgeving, wordt ’s nachts gecontroleerd of jouw klanten al een Peppol-ID hebben of niet.
Wat als ze dit vandaag nog niet hebben, maar pas later activeren?
Voor klanten die nog niet aangeduid staan als Peppol-klant, maar wel een BTW- en/of ondernemingsnummer hebben, controleren we elke nacht of dit al dan niet gewijzigd is. Indien er intussen een Peppol-ID werd aangemaakt, wordt dit automatisch aangepast in jouw klantenbestand.
Vanuit het overzicht ‘op te stellen facturen’ en ‘facturen’ kan je filteren en/of de kolom Peppol toevoegen. Zo bepaal je zelf of je eerst jouw Peppol-facturen of de e-mailfacturen wil verzenden — de keuze is volledig aan jou!
Komen facturen steeds in een boekhoudpakket aan?
Niet noodzakelijk.
Facturen die via Peppol worden verstuurd, komen terecht in het systeem dat gekoppeld is aan het Peppol-ID van de ontvanger — en dat hoeft niet altijd een boekhoudpakket te zijn.
Concreet:
- Als de ontvanger een boekhoudpakket zoals Exact Online gebruikt, komt de factuur daar terecht.
- Als de ontvanger Teamleader, Billtobox, ClearFacts, Yuki of een ander platform gebruikt dat op Peppol is aangesloten, komt de factuur daar binnen.
- Sommige bedrijven gebruiken een ERP-systeem of facturatieportaal zoals Odoo, SAP of Oracle — ook deze systemen kunnen een Peppol-ID hebben.
Kortom: de ontvanger bepaalt zelf via welk systeem hij zijn Peppol-communicatie afhandelt.
Zolang dat systeem op het Peppol-netwerk is aangesloten via een Access Point, komt de factuur automatisch op de juiste plaats terecht.
Wanneer wordt voor mijn klantenbestand nagegaan of mijn klant al een Peppol-ID heeft of niet?
Wanneer je Peppol activeert in de instellingen van je ButtonsforCleaners-omgeving, wordt jouw omgeving officieel aangemeld als afzender op het Peppol-netwerk.
Tijdens de nacht die volgt op deze activatie wordt automatisch gecontroleerd of jouw klanten al een Peppol-ID hebben. De volgende dag wordt je klantenbestand bijgewerkt met deze informatie.
Vanaf dat moment kun je in ButtonsforCleaners eenvoudig gebruikmaken van de filters om te bepalen:
- Welke klanten geregistreerd zijn op Peppol (zodat je hen via Peppol kan factureren)
- En welke klanten nog niet op Peppol geregistreerd zijn (zodat je hen via e-mail moet factureren)
Voorbeeld
Je activeert Peppol op maandag in je ButtonsforCleaners-omgeving.
Tijdens de nacht van maandag op dinsdag controleren we automatisch op het Peppol-netwerk of jouw klanten een Peppol-ID hebben.
Op dinsdag is je klantenbestand geüpdatet en kan je in het overzicht van je facturen eenvoudig filteren om te bepalen welke facturen via Peppol en welke via mail moeten worden verstuurd.