Hieronder vind je de meest voorkomende vragen over de Ponto-integratie in Flex.
1. Algemeen
Moet ik nog iets handmatig doen?
Nee en ja.
Zodra de koppeling is ingesteld en je rekeningen zijn gekoppeld, worden de transacties automatisch opgehaald en waar mogelijk automatisch afgepunt.
Je moet bestanden met de status Import voltooid wel nog nakijken. Controleer de betalingen waarbij geen match werd gevonden en punt deze indien nodig manueel af.
Zodra je het bestand volledig hebt gecontroleerd, zet je het op Goedgekeurd.
Kan ik later extra rekeningen koppelen?
Ja.
Voeg de nieuwe rekening eerst toe in Ponto. Koppel ze daarna in Flex via:
Instellingen → Boekhouding → open de juiste boekhouding → Ponto instellingen
Klik vervolgens op KOPPEL PONTO-REKENING.
Wat als een betaling niet automatisch wordt afgepunt?
Dan kun je deze betaling nog steeds manueel toewijzen aan de juiste factuur.
Bij de betaling staat ook vermeld waarom er geen automatische match werd gevonden.
Is Ponto veilig?
Ja.
Ponto werkt volgens de Europese PSD2-richtlijnen en vraagt expliciete toestemming voor elke koppeling.
Je blijft eigenaar van je bankgegevens. Flex krijgt enkel toegang tot de transacties van de rekeningen waarvoor je toestemming hebt gegeven.
2. Automatisch afpunten
Wat als mijn klant slechts een deel van zijn factuur betaalt maar wel de gestructureerde mededeling gebruikt?
Flex zoekt naar een volledige match tussen:
- het bedrag
- de gestructureerde mededeling of het factuurnummer
Als één van beide niet overeenkomt, is er geen match.
Bij een gedeeltelijke betaling komt het bedrag niet overeen met het volledige openstaande factuurbedrag. De betaling komt daarom bij geen match gevonden te staan.
Deze betaling moet manueel worden afgepunt.
Wat als de gestructureerde mededeling correct is, maar het bedrag niet?
Dan wordt de betaling niet automatisch afgepunt.
Het bedrag en de gestructureerde mededeling of het factuurnummer moeten allebei overeenkomen.
Wat als er geen gestructureerde mededeling aanwezig is?
Als er geen gestructureerde mededeling aanwezig is, probeert Flex de factuur te vinden op basis van het factuurnummer.
Kan er ook op basis daarvan geen match worden gevonden, dan moet de betaling manueel worden afgepunt.
3. Dubbele imports
Wat als een CODA-bestand manueel is ingelezen en daarna nog eens via Ponto?
Als de betaling al is geïmporteerd en bij de manuele import één van de onderstaande opties werd gekozen, heeft de latere import via Ponto normaal geen effect meer op de factuur.
Ponto controleert daarbij of er een exacte match bestaat met het bedrag.
Als bij de manuele import een andere optie werd gekozen, kan het bedrag twee keer in mindering worden gebracht. In dat geval moet je één van beide imports terugdraaien.
Wat als een betaling eerst via Ponto werd geïmporteerd en daarna nog eens manueel?
Dan geldt hetzelfde principe.
Als de betaling al via Ponto werd verwerkt en daarna opnieuw manueel wordt geïmporteerd, kan er een dubbele verwerking ontstaan.
Controleer de factuur en draai indien nodig één van beide imports terug.
4. Autorisatie en verbinding
Ik ontvang een e-mail van Ponto waarin staat dat mijn accountautorisatie verloopt. Is dit de oorzaak van een verbindingsprobleem met Flex?
Nee, niet rechtstreeks.
De e-mail van Ponto gaat over de autorisatie tussen Ponto en je bank. Dit is een aparte verbinding van de koppeling tussen Ponto en Flex.
Er bestaan twee verbindingen:
- Bank → Ponto: toestemming om transacties op te halen. Deze toestemming verloopt periodiek.
- Ponto → Flex: de koppeling waarmee Flex transacties uit Ponto haalt.
De e-mail is dus geen directe oorzaak van een weggevallen Flex-connectie.
Kan een verlopen autorisatie toch impact hebben op Flex?
Ja, indirect wel.
Als je de autorisatie laat verlopen, wordt de rekening inactief in Ponto. Ponto kan dan geen nieuwe transacties meer bij je bank ophalen.
Daardoor ontvangt Flex ook geen nieuwe transacties meer voor deze rekening.
Actie vereist: autoriseer de rekening opnieuw in Ponto vóór de vervaldatum om een onderbreking te vermijden.
Hoe autoriseer ik mijn rekening opnieuw in Ponto?
- Log in op je Ponto-account.
- Ga naar Accounts beheren.
- Selecteer de rekening waarvan de autorisatie verlopen is of binnenkort verloopt.
- Volg de stappen om de rekening opnieuw via je bank te autoriseren.
- Controleer daarna of de rekening opnieuw actief is in Ponto.
- Controleer vervolgens in Flex of de rekening nog correct gekoppeld is.
Mijn rekening is opnieuw geautoriseerd in Ponto, maar Flex toont nog steeds geen transacties. Wat nu?
Een hernieuwde autorisatie in Ponto herstelt de koppeling met Flex niet altijd automatisch.
Controleer het volgende:
- Is de rekening zichtbaar en actief in Ponto?
- Ontvangt Ponto opnieuw transacties van de bank?
- Is de rekening correct gekoppeld in Flex via het tabblad Ponto instellingen?
- Staat er een vinkje bij Is Ponto Connect ingesteld?
Is de rekening niet meer gekoppeld? Voeg ze dan opnieuw toe via:
Instellingen → Boekhouding → open de juiste boekhouding → Ponto instellingen
Klik vervolgens op KOPPEL PONTO-REKENING.
Lukt het nog steeds niet? Neem contact op met support en vermeld over welke rekening het gaat. Geef indien mogelijk ook het IBAN-nummer door.
5. Bestanden nakijken en goedkeuren
Hoe kan ik zien of een Ponto-bestand al werd nagekeken?
Gebruik hiervoor de status Goedgekeurd.
Wanneer je een bestand volledig hebt nagekeken en alle betalingen hebt gecontroleerd, kun je het via het sleuteltje valideren.
Na de validatie krijgt het bestand de status Goedgekeurd.
Kan ik meerdere bestanden tegelijk goedkeuren?
Ja.
Via de actieknop linksonder kun je meerdere bestanden selecteren en in één keer goedkeuren.
Dit is bijvoorbeeld handig voor oudere CODA-imports die je eerder al hebt nagekeken.
Welke bestanden vragen nog actie?
Enkel bestanden met de status Import voltooid vragen nog actie.
Bestanden met de status Goedgekeurd zijn al nagekeken en hoef je niet opnieuw te behandelen.
Een bestand met de status Mislukt werd niet correct verwerkt. Probeer de import opnieuw. Neem contact op met support als het probleem blijft optreden.