In Buttons for Cleaners wordt automatisch bijgehouden of een klant geregistreerd is op het Peppol-netwerk.
Zo weet je altijd welke facturen via Peppol en welke via e-mail moeten worden verzonden.
- In de klantenfiche is een veld toegevoegd dat aanduidt of de klant een Peppol-ID heeft.
- Bij het aanmaken van een nieuwe klant wordt meteen gecontroleerd of er al een Peppol-ID bestaat.
- Voor bestaande klanten gebeurt deze controle automatisch tijdens de nacht, nadat Peppol geactiveerd werd.
- De kolom Peppol toevoegen.
- Filteren op Peppol-facturen of e-mailfacturen.
Zo bepaal je zelf in welke volgorde je facturen verzendt.
Buttons for Cleaners volgt dit automatisch voor je op.
- Nog niet als Peppol-klant zijn aangeduid.
- Wel een BTW- of ondernemingsnummer hebben.
Wordt elke nacht gecontroleerd of er intussen een Peppol-ID werd aangemaakt.
- Wordt de klant automatisch aangepast in je klantenbestand.
- Kan je die klant voortaan via Peppol factureren.
Je hoeft hier zelf niets voor te doen.
Nee, niet noodzakelijk.
De bestemming van een Peppol-factuur hangt af van het systeem dat gekoppeld is aan het Peppol-ID van de ontvanger.
- Gebruikt de ontvanger een boekhoudpakket zoals Exact Online?
Dan komt de factuur daar binnen. - Gebruikt de ontvanger een platform zoals Teamleader, Billtobox, ClearFacts of Yuki?
Dan wordt de factuur daar ontvangen. - Werkt de ontvanger met een ERP- of facturatieportaal zoals Odoo, SAP of Oracle?
Ook deze systemen kunnen een Peppol-ID hebben.
Zolang dat systeem is aangesloten op het Peppol-netwerk via een Access Point, komt de factuur automatisch op de juiste plaats terecht.
De controle van Peppol-registraties gebeurt automatisch zodra je Peppol activeert.
- Je activeert Peppol in de instellingen van je ButtonsforCleaners-omgeving.
- Je omgeving wordt aangemeld als afzender op het Peppol-netwerk.
- Tijdens de nacht na activatie wordt gecontroleerd of je klanten een Peppol-ID hebben.
- De volgende dag is je klantenbestand bijgewerkt.
- Filteren op klanten die geregistreerd zijn op Peppol.
- Filteren op klanten die niet geregistreerd zijn op Peppol.
- Bepalen welke facturen via Peppol of via e-mail worden verstuurd.
Je activeert Peppol op maandag. Op dinsdag is je klantenbestand automatisch geüpdatet.
Sommige organisaties werken op Peppol met een GLN-nummer in plaats van een btw-nummer.
In dat geval moet je dit correct instellen in de klantenfiche om fouten bij het verzenden te vermijden.
- Open de klantenfiche van de betreffende klant.
- Activeer de optie “Gebruik een ander adres voor Peppol”.
- Er verschijnt een extra invoerveld voor het Peppol-adres.
- Vul hier het GLN-nummer met prefix in (bijvoorbeeld
0088:xxxxxxxxxxxx). - Controleer zorgvuldig of het nummer volledig en correct is ingevoerd.
Je kan instellen dat je automatisch een e-mailbevestiging ontvangt wanneer een factuur succesvol via Peppol is verzonden.
- Ga naar Instellingen.
- Open de gewenste boekhouding en klik op Bewerken.
- Ga naar het tabblad Documenten en selecteer Facturen.
- Vul een e-mailadres in bij “Adres voor bevestiging van Peppol-facturen”.
Voor Peppol-facturen moet de orderreferentie op een specifieke plaats worden meegegeven.
Wanneer dit niet correct gebeurt, kan de ontvanger de referentie niet automatisch herkennen.
- Externe referentie tijdens het aanmaken van de factuur
- Of via Bewerken bij een reeds bestaande factuur
Op deze manier wordt de referentie correct doorgestuurd naar het Peppol-systeem van de ontvanger.
Niet elke foutmelding wijst op een probleem.
Tijdens het verzenden van een Peppol-factuur wordt eerst een technische controle uitgevoerd. Dit proces kan enkele minuten duren.
- Controleer de kolom “Laatste foutmelding”.
- Is dit veld leeg nadat de controle is afgerond, dan werd de factuur correct verzonden.
- Blijft er een foutmelding zichtbaar, dan is deze meestal tijdelijk.
- Wacht enkele minuten.
- Probeer de factuur opnieuw te verzenden.
- Blijft dezelfde foutmelding terugkomen, neem dan contact op met
support@buttonsforcleaners.com en vermeld de foutmelding.