Avant de pouvoir passer au planning, vous allez d'abord ajouter les ressources que vous souhaitez planifier dans votre espace ButtonsforCleaners. Cet article vous explique comment ajouter vos employés.
Accéder au menu des employés
En cliquant en haut à gauche dans votre espace, vous accèderez au menu « Ressources ». Ce menu se déploiera afin que vous puissiez choisir le type de ressource à ajouter. Cliquez sur « Employés » pour ajouter un(e) nouvel(le) employé(e) :
La fenêtre qui apparaît, affichera ensuite un exemple de personne. Vous pouvez ouvrir cet exemple pour découvrir comment ajouter vous-même un(e) nouvel(le) employé(e).
Modifier ou supprimer un employé
Cliquez à droite sur la clé et ensuite sur « Modifier » pour ouvrir l'exemple :
Pour ajouter vous-même vos employé(e)s, vous pouvez supprimer l'exemple d'employé en cliquant à nouveau sur la clé et ensuite sur « Supprimer ».
Ajouter un employé
Vous êtes désormais prêt à ajouter vous-même de nouveaux employés. Pour cela, cliquez sur le bouton bleu qui se trouve en haut à droite :
Vous verrez ensuite une fiche employé vide apparaître.
Vous pouvez remplir la fiche employé avec autant de détails que vous le souhaitez. Le système vous avertira si vous avez oublié de remplir un champ obligatoire. Au bas de cet article nous parcourons quelques champs particuliers.
Lorsque vous avez réussi à remplir tous les champs, vous pouvez confirmer en cliquant sur « OK » en dessous à droite et l'employé(e) sera enregistré(e). Nous parcourrons les autres onglets qui figurent en haut de la fiche employé dans cette base de données de connaissances.
Vous pouvez diviser vos employés en diverses catégories, par exemple en laveurs de vitres et équipes de nettoyage, ou en personnel fixe/intérimaire/étudiant, etc. Vous pouvez ajouter vous-même des catégories dans le système.
Vous pouvez aussi ajouter des catégories supplémentaires en sélectionnant la catégorie souhaitée dans le champ, jusqu'à ce que le message « Aucun résultat trouvé » apparaisse. Cliquez ensuite sur « Ouvrir la liste » :
Ajoutez une ou plusieurs catégories en cliquant sur le bouton bleu :
Les nouvelles catégories sont désormais disponibles et vous pouvez y ajouter des employé(e)s.
Quelques champs particuliers
Vous vous demandez sans doute ce que certains champs signifient. Nous tenons à vous expliquer cela de manière plus détaillée.
"Est sous-traitant"
Si vous travaillez avec des sous-traitants, vous pouvez faire de votre sous-traitant un membre du personnel. Le nom est par exemple « Sous-traitant SPRL ». Dans ce cas, vous devez activer la case « Est sous-traitant ». Le système n'affichera plus de conflits si la même personne est programmée deux fois au même moment. Il est, en effet, possible que le sous-traitant dispose également de son propre personnel.
"Peut être planifié"
Vous pouvez choisir si un(e) employé(e) peut être planifié(e) en ce moment ou non. Si vous optez pour « Non », le système conservera toutes les données de l'employé(e), mais vous ne serez plus en mesure de créer un nouveau planning. Les employé(e)s ne figurant pas dans « Peut être planifié », ne seront pas pris(es) en compte dans les limites de votre abonnement.
"Ressource RH"
Vous pouvez ajouter le régime de travail et les compteurs de congés d'un employé. Pour ce faire, cochez la boîte à outils HR. Dès que vous aurez cliqué sur OK, vous verrez que deux onglets supplémentaires sont ajoutés à la feuille des employés.
Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans les articles sur les horaires de travail et les compteurs de congés.