Il est primordial que vous numérotiez vos factures par ordre croissant et cela sans aucune rupture. Avec ButtonsforCleaners, vous pouvez facilement veiller à ce que vos numéros de factures se suivent, même si vous êtes passé à notre programme en milieu d'année.
Vous pouvez également configurer une numérotation distincte pour les notes de crédit, si tel est le cas dans vos comptabilités. Vous découvrirez les paramètres ci-dessous.
Accéder au menu des paramètres de comptabilité
D'abord, une mise au point sur la mise en page de vos documents s’impose. Allez dans les paramètres de vos comptabilités.
Choisissez la bonne comptabilité et cliquez sur « Modifier ».
Utiliser la mise en page standard ou votre propre arrière-plan
Concernant les documents, vous pouvez désormais choisir l'aspect du document par type de document. Vous trouverez l'exemple des factures ci-dessous. Le principe est le même à chaque fois.
Configurer l'arrière-plan de votre document
Vous voulez que votre logo figure en haut à gauche sur les factures et vos données d'entreprise en bas de page ? Complétez les paramètres comme sur l'image ci-dessous. 
Vous voulez utiliser votre propre arrière-plan (en modèle PDF) ? Dans ce cas, il vous suffit d'inverser les paramètres indiqués sur l'image (« Non » devient « Oui » et vice versa).
Configurer le texte de la facture et de l'e-mail d'accompagnement
Tous les documents, tels que vos factures et rappels de paiement, envoyés à partir du logiciel sont ajoutés en annexe. Vous avez donc toujours votre document, par exemple votre facture, en format PDF. Par ailleurs, concernant la correspondance digitale, vous disposez également de l'e-mail qui accompagne ce document.
Dans le cas d'une facture, vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter un texte de conclusion à votre facture sous le montant à payer. Par exemple, des vœux de fin d'année ou un remerciement.
L'objectif de l'e-mail d'accompagnement consiste à envoyer de nombreux e-mails en un seul geste. Peut-être souhaitez-vous vous adresser directement au client ou préciser le numéro de facture ? Tout cela est possible. Il vous suffit d'utiliser les « espaces réservés» indiquées dans le texte gris.
Configurer la numérotation des factures et des notes de crédit
Désormais, les factures vous permettent également de configurer la date de début de votre année fiscale ainsi que le numéro à partir duquel nous devons commencer à compter. Notez que dans ButtonsforCleaners, le numéro de facture est toujours structuré de cette manière : 2022/00001. C'est à dire année/xxxxx. Si le numéro de votre dernière facture correspond à 2022005, vous devez donc remplir « 6 ». Votre première facture dans ButtonsforCleaners devient alors 2022/00006.
Il importe également de vérifier si vous utilisez une numérotation distincte pour vos notes de crédit. En cas de doute, veuillez contacter votre comptable.
Si tel est bien le cas, vous devez choisir un journal de ventes séparé pour les notes de crédit et indiquer le numéro à partir duquel nous devons commencer à compter.
Regroupement des lignes de facturation
Certains ordres doivent être exécutés plusieurs fois au cours d'une période, par exemple quotidiennement ou hebdomadairement. Afin d'éviter une liste mensuelle des programmes exécutés, il est possible de regrouper les lignes de facturation par semaine ou par mois.
Vous le définissez au niveau du contrat.
Choisissez par exemple le regroupement mensuel,
alors les lignes de planification dans une période d'un mois sont présentées ensemble sur la facture. Cette option rend votre facture beaucoup plus claire.
Vous pouvez faire de même pour le regroupement hebdomadaire, après quoi les lignes de planification sont présentées ensemble sur la facture dans une période d'une semaine.