L'emploi du temps d'un laveur de vitres est rempli de rendez-vous récurrents. Tantôt vous nettoyez des vitres à l'extérieur, tantôt à l'extérieur et à l'intérieur et la troisième fois vous nettoyez également la séparation vitrée. Comment faire en sorte que ces rendez-vous soient planifiés automatiquement à la même heure ?
Créer un contrat
Cliquez sur le dossier dans le bouton bleu à gauche et choisissez la catégorie « Contrats ». Cliquez sur « Nouveau » en haut à droite pour ajouter un nouveau contrat.
Vous devez regrouper vos contrats dans une « Catégorie de contrat ». Vous pouvez, par exemple, regrouper vos contrats par type de prestation. Ces catégories de contrat sont très importantes si vous utilisez la Staff App de ButtonsforCleaners. En effet, vous pouvez poser des articles de réaction différentes par catégorie. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans cet article.
La date de début d'un contrat renvoie automatiquement au jour de la création du contrat. Nous vous conseillons de laisser la date telle quelle. Vous pouvez configurer la date exacte de l'exécution de la prestation au niveau de la prestation.
Configurer les instructions de travail et tournées
Allez dans l'onglet « Prestation », choisissez d'abord « Rendez-vous récurrent » à gauche et cliquez ensuite sur le bouton bleu « Nouveau rendez-vous récurrent » qui se trouve à droite.
Vous pouvez désormais ajouter tout ce que l'exploitant doit savoir afin de mener à bien cette prestation. Ce que vous complétez dans le champ « Remarques » apparaît en jaune dans l'application ou dans le planning.
Vous pouvez regrouper des prestations par tournée. Pour ce faire, vous devez rendre ce champ disponible sous « Paramètres » > « Paramètres » > « Planning ».
Vous pouvez choisir vous-même comment regrouper les prestations : par zone géographique, par numéro, etc. Vous pouvez ajouter les différentes tournées en saisissant le nom d'une nouvelle tournée dans le champ « Regrouper » et en choisissant ensuite « Ouvrir liste ».
Choisissez la date de la première prestation. Vous pouvez laisser le champ « Dernière prestation » vide, à moins que vous ne sachiez déjà à partir de quand la prestation ne devra plus être effectuée.
Ajouter le prix par unité à la prestation
La plupart des prestations de nettoyage de vitres sont facturés par unité. Pour ce faire, vous devez ajouter une description, une unité et un prix à la facture sous l'onglet « Facturation ». Nous compléterons automatiquement le régime de TVA et le compte de vente.
Configurer la récurrence d'une prestation au bout d'une certaine période
Allez dans l'onglet « Récurrence » afin de configurer à quelle fréquence cette prestation doit se répéter. Choisissez le nombre de semaines ou mois en cliquant sur la flèche. Si vous savez déjà à quelle heure le nettoyage doit avoir lieu, cochez la case « Démarrer chaque fois à » et compétez également l'heure de début.
Affecter un employé(e) fixe à la prestation
Vous savez également quel(le) employé(e) lave toujours les vitres ici ? Dans ce cas, allez dans l'onglet « Ressources affectées », cliquez sur « Nouvel employé » et sélectionnez la bonne personne. Notez que vous devez d'abord saisir une heure de début dans l'onglet « Récurrence » avant d'avoir accès à cet onglet.
Si l'employé(e) n'a pas encore été créé(e) dans la catégorie « Employés », vous devez d'abord l'ajouter dans les fiches employés.
Enregistrer d'autres types de prestations
Jetez un coup d'œil dans notre base de données de connaissances pour découvrir comment créer d'autres types de prestations.