Dans les « Prestations à approuver », vous pouvez facilement traiter le feedback de votre exploitant qui utilise la Staff App.
Traiter le feedback de votre exploitant
Après l'exécution du planning, vous devez toujours le modifier et/ou approuver dans les « Prestations à approuver ». Cette étape est nécessaire pour que votre planning parvienne à votre facturation.
Cliquez sur la flèche à côté du planning dans la colonne bleue et ensuite sur « Prestations à approuver ».
Cliquez d'abord sur la grille à droite pour ajouter certaines colonnes qui vous facilite le travail. Veillez à bien sélectionner « Confirmé par l'application ? ». Ensuite, vous pouvez ajouter les réponses correspondant au feedback, la colonne qui affiche les paiements, ... Vous verrez immédiatement apparaître les informations nécessaires pour traiter rapidement vos prestations exécutées.
Notez que vous pouvez facilement chercher des prestations spécifiques en entrant la date souhaitée ou le nom de client, le numéro de contrat, ... dans le champ de recherche.
Ci-dessous nous vous expliquons en détail comment modifier la facture, si nécessaire. Vous pouvez également modifier d'autres éléments : si vous remarquez, par exemple, que le nombre d'heures de travail ne correspondent pas, vous pouvez les modifier en cliquant sur la clé et ensuite sur « Modifier les prestations ».
Afficher et éventuellement modifier la facturation
Dans la colonne « Confirmé par l'application ? » vous voyez apparaître un billet de banque si l'exploitant a ajouté quelque chose à la facturation.
Dans les autres colonnes, vous verrez peut-être apparaître une remarque de l'exploitant indiquant qu'il a fait des heures supplémentaires. Ce genre d'éléments peuvent être immédiatement ajoutés à la facturation, afin d’obtenir un calcul correct.
Modifier ou afficher la facturation lorsque la prestation a été exécutée
Si la prestation a été exécutée et que vous souhaitez ajouter des frais supplémentaires, modifier le prix ou autre, cliquez sur la clé et choisissez « Modifier les factures ».
Vous pouvez ajouter vos frais en cliquant sur le signe plus de couleur bleue. Vous pouvez également ajouter une ligne de texte (sans prix) en cliquant sur la flèche bleue, ou encore supprimer une ligne en cliquant sur la corbeille à droite. Il est également possible de modifier le prix, la description, le régime de TVA et la facture de vente.
Après avoir modifié la facturation, cliquez sur l'onglet « Exécution ». Indiquez-y que le planning est « Prêt pour la facturation ». Ce planning sera déplacé de « Prestations à approuver » vers « Prestations approuvées » et se trouvera également dans « Factures à établir ».
Modifier la facturation lorsque la prestation n'a pas été exécutée
Si la prestation n'a pas été exécutée et que vous souhaitez la facturer ou pas au client, cherchez la ligne de planning, cliquez sur la clé et choisissez « Afficher le résumé ».
Deux options s'offrent désormais à vous si vous facturez par prestation ou à l'heure (ou trois, si vous utilisez des forfaits au mois, au trimestre ou à l'année).
- Pas exécutée. Pas facturer ni déduire.
Si vous sélectionnez cette option et enregistrez la ligne de planning, la ligne sera marquée comme à ne pas facturer et aucune proposition de facture ne sera créée pour cette ligne de planning.
En outre, les éventuelles lignes de facturation déjà remplies pour cette ligne de planning seront supprimées après que vous ayez enregistré cette ligne de planning. - Pas exécutée. Facturer néanmoins les lignes de factures (par ex. les frais liés à la correction).
La prestation n'a pas été exécutée, mais vous souhaitez toutefois la facturer.
Pour les prix par prestation ou à l'heure, la facturation reste telle quelle. Vous pouvez encore la modifier en cliquant sur l'onglet « Facturation ».
Pour les forfaits au mois, au trimestre ou à l'année, la présentation du forfait reste inchangée. Vous pouvez éventuellement ajouter des frais de correction ou supplémentaires dans l'onglet « Facturation ». - Pas exécutée. Déduire la correction standard du contrat (valable uniquement pour les forfaits au mois, au trimestre ou à l'année).
Si vous sélectionnez cette option et enregistrez la ligne de planning, les éventuelles lignes de facture existantes pour cette ligne de planning seront supprimées et remplacées par la ligne de correction standard du contrat. Vous avez ajouté cette correction standard au niveau du contrat.