Tout le monde n'utilise pas la Staff App et vous recevez peut-être le feedback de vos exploitants sur le travail au format papier. Nous tenons à vous expliquer comment traiter correctement leur remarques dans ButtonsforCleaners.
Modifier la facture
Après l'exécution du planning, vous devez toujours le modifier et/ou l'approuver dans les « Prestations à approuver ». Cette étape est nécessaire pour que votre planning parvienne à votre facturation.
Cliquez sur la flèche à côté du planning dans la colonne bleue et ensuite sur « Prestations à approuver ».
Cherchez le planning que vous souhaitez modifier. Sélectionnez la période souhaitée et cherchez éventuellement à l'aide du nom de client ou de la date ou autre dans le champ de recherche.
Choisissez comment vous souhaitez modifier la facture, si la prestation a déjà ou pas encore été exécutée.
Modifier la facturation lorsque la prestation a été exécutée
Si la prestation a été exécutée et que vous souhaitez ajouter des frais supplémentaires, modifier le prix ou autre, cliquez sur la clé et choisissez « Modifier les factures ».
Vous pouvez ajouter vos frais en cliquant sur le signe plus de couleur bleue. Vous pouvez également ajouter une ligne de texte (sans prix) en cliquant sur la flèche bleue, ou encore supprimer une ligne en cliquant sur la corbeille à droite.
Après avoir modifié la facturation, cliquez sur l'onglet « Exécution ». Indiquez-y que le planning est « Prêt pour la facturation ». Ce planning sera déplacé de « Prestations à approuver » vers « Prestations approuvées » et se trouvera également dans « Factures à établir ».
Modifier la facturation lorsque la prestation n'a pas été exécutée
Si la prestation n'a pas été exécutée et que vous souhaitez la facturer ou pas au client, cherchez la ligne de planning, cliquez sur la clé et choisissez « Afficher le résumé ».
Deux options s'offrent désormais à vous si vous facturez par prestation ou à l'heure (ou trois si vous utilisez des forfaits au mois, au trimestre ou à l'année).
- Pas exécutée. Pas facturer ni déduire.
Si vous sélectionnez cette option et enregistrez la ligne de planning, la ligne sera marquée comme à ne pas facturer et aucune proposition de facture ne sera créée pour cette ligne de planning.
En outre, les éventuelles lignes de facturation déjà remplies pour cette ligne de planning seront supprimées après avoir enregistré cette ligne de planning. - Pas exécutée. Facturer néanmoins les lignes de factures (par ex. les frais liés à la correction).
La prestation n'a pas été exécutée, mais vous souhaitez toutefois la facturer.
Pour les prix par prestation ou à l'heure, la facturation reste telle quelle. Vous pouvez encore la modifier en cliquant sur l'onglet « Facturation ».
Pour les forfaits au mois, au trimestre ou à l'année, la présentation du forfait reste inchangée. Vous pouvez éventuellement ajouter des frais de correction ou supplémentaires dans l'onglet « Facturation ». - Pas exécutée. Déduire la correction standard du contrat (valable uniquement pour les forfaits au mois, au trimestre ou à l'année).
Si vous sélectionnez cette option et enregistrez la ligne de planning, les éventuelles lignes de factures existantes pour cette ligne de planning seront supprimées et remplacées par la ligne de correction standard du contrat. Vous avez ajouté cette correction standard au niveau du contrat.
Modifier le nombre d'heures de travail
Si l'exploitant a travaillé plus ou moins longtemps à un planning, vous pouvez modifier cela de la même manière que ci-dessus. Cherchez la planification que vous souhaitez modifier. Sélectionnez la période souhaitée et cherchez éventuellement à l'aide du nom de client ou de la date ou autre dans le champ de recherche. Cliquez sur la clé et choisissez « Modifier les prestations ».
Si toutes les ressources affectées ont travaillé au même moment, cliquez sur le bouton bleu « Modifier toutes les prestations ».
Le logiciel reprend automatiquement les heures qui ont été planifiées. Vous pouvez les modifier à votre guise ou ajouter une pause. Cliquez ensuite sur l'onglet « Prestations » et indiquez que le planning est « Prêt pour la facturation ».
