Une fois que vos factures ont été envoyées, il importe également de suivre attentivement si celles-ci sont payées à temps. ButtonsforCleaners vous propose cela au bon moment. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur « Envoyer ».
Accéder au menu des rappels
Cliquez sur le menu « Facturation » en haut à gauche dans votre espace. Ce menu se déploiera dès qu'il contiendra plusieurs options. Choisissez « Rappels » pour accéder aux rappels de paiement :
Vous pourrez voir apparaître immédiatement les factures expirées sur tableau d'affichage et vous pourrez accéder aux rappels :
Créer le rappel
Lorsque vous avez accédé aux rappels, vous verrez un aperçu de tous les rappels qui sont prêts à être envoyés.
Si vous avez encore des factures pour lesquelles aucun paiement n'a été enregistré et dont la date d'échéance a expiré, vous recevrez une notification :
Vous pouvez configurer vous-même certains éléments. Ainsi, vous pouvez déterminer au bout de combien de jours un rappel doit être établi, la méthode d'envoi standard, le texte d'accompagnement et le nombre de rappels que vous voulez utiliser. Nous vous expliquerons comment faire cela vous-même plus en détail dans notre base de données de connaissances. Vous pouvez également demander de l'aide auprès de votre Customer Success Manager.
Envoyer le rappel
Sélectionnez un ou plusieurs rappels que vous voulez envoyer. Cliquez sur le bouton « Émission des rappels de paiement » en dessous.
Les rappels de paiement seront envoyés par e-mail si cela a été indiqué ainsi et si une adresse e-mail a été configurée pour le client dans le champ « Adresse e-mail pour facturation et rappels de paiement ».
Un fichier PDF sera généré pour les autres rappels sélectionnés.
Le numéro de facture ainsi que le montant impayé figureront sur le rappel :
