Les propositions de facture seront générées en fonction des prestations effectuées. Si vous avez rempli la facturation comme il se doit lorsque vous avez entré les prestations et si les prestations ont été approuvées, la proposition de facture sera préparée automatiquement.
Accéder au menu de facturation
En cliquant en haut à gauche dans votre espace, vous accèderez au menu « Facturation ». Ce menu se déploiera afin que vous puissiez commencer la facturation. Cliquez sur « Factures à établir » pour facturer les prestations effectuées :
Établir une proposition de facture
Si vous avez bien suivi les prestations à approuver, celles-ci seront toutes regroupées afin de pouvoir facturer. Au moment de facturer, il ne vous reste plus qu'à ouvrir, contrôler et enregistrer la proposition.
Cliquez sur « Générer la facture » pour ouvrir la proposition de facture :
Nous tenons à parcourir quelques champs importants :
Numéro de facture
Le numéro de facture n'est attribué qu'une fois que la proposition de facture est enregistrée.
Date de facture
À partir des paramètres, vous pouvez configurer la date de facture en tant que date de création de la facture, ou date de la dernière facture de la comptabilité. Modifiez donc la date si nécessaire.
Si vous avez oublié comment configurer cela dans votre espace, n'hésitez pas à contacter votre Customer Succes Manager.
Type de facture
Choisissez s'il s'agit d'une :
- facture
- note de crédit
- facture pro forma (que vous pouvez convertir ultérieurement en une véritable facture)
- note de clôture (cela signifie que vous ne souhaitez pas établir de facture et souhaitez supprimer la proposition de facture, par exemple parce qu'il s'agissait d'un simple test)
Selon le nombre de prestations effectuées et approuvées et la méthode de facturation, vous verrez apparaître une ou plusieurs lignes de facture. Ci-dessous, vous trouverez un exemple contenant trois prestations prêtes à être facturées :
Si toutes les lignes de facture peuvent figurer sur 1 facture, confirmez en cliquant en dessous sur « OK » : la facture est établie.
Parcourrez toutes les propositions de facture jusqu'à ce que tout soit converti en facture.
Diviser les propositions en plusieurs factures
Si vous souhaitez que certaines prestations effectuées figurent sur des factures séparées, il vous suffit de désactiver les lignes des factures que vous souhaitez facturer séparément et ensuite de cliquer sur « Régénérer la facture ».
Seules les lignes de factures activées figureront sur la facture, les autres lignes se retrouveront dans une nouvelle proposition de facture.
Modifier la facture
Il est possible d'apporter des modifications à la facture, si nécessaire. Là où se trouve la ligne de facture en bas de la proposition de facture, vous pouvez utiliser le bouton bleu pour ajouter :
- une ligne de facture supplémentaire en cliquant sur le signe plus ;
- une ligne de texte en cliquant sur la flèche ;
- une ligne de groupe en cliquant sur la flèche.
Au bout de chaque ligne de texte, vous avez la possibilité d'afficher le texte en gras.