NOUVEAU MODULE "HORAIRES DE TRAVAIL ET DROITS de CONGÉ".

Horaires de travail et droits de congé par employé

Désormais, vous pouvez attribuer des droits de congé et des horaires de travail à un employé. Cela vous permet d'avoir une vision plus claire de qui peut travailler quand dans le planning, combien d'heures un employé est prévu pour ce jour/cette semaine, est-ce que toutes les heures sont déjà attribuér, y a-t-il des heures supplémentaires, .... ?

Donnez un employé l'accès à ces paramètres avancés

- Ouvrez une fiche d'employé et cochez la case "Employé avancé".

- Après avoir sélectionné le paramètre "employé avancé", deux onglets supplémentaires deviennent visibles, le régime de travail et droits de congé.

Fixer des horaires de travail

• Mettre en place un horaires de travail manuel par employé : 

Ouvrez l'onglet Régime de travail et saisissez l'heure de début et de fin de chaque journée ainsi que le nombre d'heures de travail pour cette journée. 

• Chargez une liste Excel avec les horaires de travail de plusieurs employés en une seule fois:

Allez dans la vue Employés et sélectionnez +PLUS, puis appuyez sur "Exporter l'horaire de travail (excel)".

Dans cet excel, vous pouvez entrer par jour, par employé, l'heure de début et de fin prévue et le nombre d'heures de travail par jour.

Après avoir rempli l'excel, vous pouvez le télécharger dans la vue employés. Sélectionnez à nouveau le bouton +PLUS et appuyez sur "Importer l'horaire de travail (excel)".

Afficher les horaires de travail dans le planning du jour

- Marquage en couleur de l'horaire de travail : Dans le planning, vous pouvez voir par la couleur si l'employé peut être planifié ou non. Un fond gris foncé signifie que l'employé ne peut pas être programmé car il n'y a pas de régime de travail.

- Interprétation des couleurs dans le planning: 

- Le planning est rouge lorsque le planning est en dehors de l'horaire de travail. Donc dans la zone grise dans le planning. Vous obtenez alors le message suivant : "La ressource n'est pas disponible".

- Le planning est orange lorsque le planning se fait en partie en dehors de l'horaire de travail et en partie dans l'horaire de travail. Vous obtenez alors le message suivant : "La ressource est partiellement disponible". 

- Le planning est vert lorsque le planning est entièrement compris dans l'horaire de travail.

- Compteurs d'heures/barres: Sur le côté droit, vous pouvez voir pour combien d'heures chaque employé est déjà plannifié et pour combien d'heures vous pouvez encore plannifié l'employé. Dans le calendrier du jour/planification 1 jour, vous pouvez voir cela pour chaque jour. Dans le calendrier du semaine/planification 7 jours, vous pouvez visualiser ces données par semaine.

- L'arrière-plan de la barre est vert clair. La barre devient plus verte au fur et à mesure que des heures sont plannifié.

- Lorsque vous plannifiez trop d'heures pour un employé, la barre devient orange, ce qui est immédiatement perceptible.

- Ces barres sont également visibles dans le planning dans la liste.

Définir les droits de congé par employé

Il est possible d'ajouter des droits de congé dans chaque fiche d'employé d'un employé avancé.

- Ouvrez l'onglet des droits de congé, sélectionnez l'année pour laquelle vous souhaitez ajouter des droits de congé dans le coin supérieur gauche et cliquez sur le bouton "Ajouter des droits de congé" dans le coin supérieur droit. 

- Sélectionnez le type de congé, par exemple "Le congé maternité, le congé annuel,etc...", et indiquez le nombre d'heures de congé maternité, le congé annuel,etc... auxquelles l'employé a droit.

Définir les droits de congé pour plusieurs employés

Allez dans la vue Employés et sélectionnez les employés pour lesquels vous voulez accorder ou déduire des droits de congés supplémentaires. Cliquez sur Actions et Modifier les droits de congé en bas.

- Remplissez le type de congé

- Sélectionnez l'action "Ajouter/déduire des droit de congé".

- Saisissez le nombre d'heures de congé que vous souhaitez ajouter ou déduire pour les employés sélectionnés.

Les nombres positifs sont ajoutés. Si les droits de congé n'existent pas, ils sont créés. Les nombres négatifs sont soustraits des nombres existants. Si les droits de congé arrivent à 0, ils ne seront pas supprimés.

- Indiquez l'année à laquelle s'appliquent ces heures d'absence supplémentaires dans le champ "Appliquer à".

Copier des droits de congé de l'année précédente

Allez dans la vue Employés et sélectionnez les employés pour lesquels vous voulez copier les droits de congé de l'année dernière. Cliquez sur Actions et Modifier le droit de congé en bas de page.

- Remplissez le type de congé

- Sélectionnez l'action "Copier les droits de congé sur une autre année".

- Sélectionnez l'année à laquelle vous voulez les copier dans le champ "Appliquer à"

- Sélectionnez l'année à partir de laquelle vous voulez les copier dans le champ "Copier de"

Vue des droits de congé

Allez dans la vue Employés et cliquez sur le bouton +PLUS dans le coin supérieur droit et sélectionnez "Vue des droits à congé".

Dans cette vue, vous pouvez filtrer en haut à gauche :

- Employés actifs/non actifs

- Catégorie d'employé

- Type de congé

- L'année

Dans cette vue, vous avez un aperçu du solde de départ, du nombre d'heures déjà prises et du nombre d'heures de congé restantes par type de congé, par année et par employé. 

Ajouter un absence pour un employé avancé

- Dans la vue Demandes d'absence

Dans le menu principal bleu, cliquez sur la vue "Demandes d'absence" à gauche. Dans cette vue, cliquez sur le bouton bleu +Ajouter une demande en haut à droite.

Saisissez le nom de l'employé pour lequel vous souhaitez ajouter la demande, le type d'absence et la période. Sélectionnez ensuite "Approuver" dans le champ Action. 

Après avoir sélectionné Approuver dans le champ Action, le compteur de congés apparaît :

+ Nombre d'heures d'absence: heures d'absence demandées

+ Nombre d'heures dans l'horaire de travail: heures d'absence selon le régime de travail dans la période demandée.

+ Solde restant disponible: nombre d'heures d'absence restantes pour ce type de congé particulier.

+ Heures déjà prises: nombre d'heures déjà prises pour ce type de congé particulier.

+ Solde restant après approbation: le nombre d'heures de ce type de congé qui restent après approbation.

- Dans la fiche de l'employé

Ouvrez l'onglet "Absences" et cliquez sur le bouton bleu "+Nouvelle absence" en haut à droite. Saisissez la période et le type d'absence. Sélectionnez ensuite "Approuver" dans le champ Action.

Après avoir sélectionné Approuver dans le champ Action, le compteur de congés apparaît :

+ Nombre d'heures d'absence: heures d'absence demandées

+ Nombre d'heures dans l'horaire de travail: heures d'absence selon le régime de travail dans la période demandée.

+ Solde restant disponible: nombre d'heures d'absence restantes pour ce type de congé particulier.

+ Heures déjà prises: nombre d'heures déjà prises pour ce type de congé particulier.

+ Solde restant après approbation: le nombre d'heures de ce type de congé qui restent après approbation.

- Demande depuis l'application mobile Staff app

Lorsque les congés peuvent être demandés par l'employé via l'application Staff app, il est possible de définir quels types de congés peuvent être demandés par l'employé. Par exemple, l'employé peut demander lui-même un congé annuel, mais vous préférez saisir vous-même les congés de maladie. 

Comment le mettre en place ?

Allez dans Paramètres > Listes déroulantes

Sélectionnez la liste déroulante "Motifs d'absence pour les employés". Sélectionnez le type d'absence que vous souhaitez définir et cliquez sur le bouton Modifier à droite.

Sélectionnez :

- Jamais: si l'employé ne peut jamais demander ce type de congé dans l'application "Staff app".

- Seulement s'il reste des droits de congé: si l'employé peut demander ce type de congé lorsqu'il lui reste suffisamment d'heures de ce type de congé.

- Toujours: si l'employé est toujours autorisé à demander ce type de congé, même s'il ne lui reste plus d'heures.

Résumé des prestations

Le résumé des prestations montre d'un coup d'œil les employés pour lesquels vous devez encore planifier des heures, ceux qui ont planifié trop d'heures, un aperçu de toutes les heures d'absence et un affichage des heures travaillées et planifiées. 

Dans le résumé des prestations, vous pouvez voir une vue par employé pour une certaine période avec :

- Heures dans l'horaire de travail pour cette période (en haut, vous pouvez filtrer sur la période que vous voulez consulter)

- Nombre d'heures dans le planning pour cette période

- Durée de l'enregistrement de la journée travaillée pour cette période (n'est remplie qu'après l'enregistrement de la journée dans l'application Personnel)

- Durée de planification travaillée: nombre d'heures de planification travaillées pour cette période (si la période est passée et que la planification est déjà marquée comme approuvée).

- Absence: nombre d'heures d'absence pour cette période

- Solde d'heures travaillées: le nombre d'heures qu'un employé est disponible pour travailler pendant cette période. Il s'agit du nombre d'heures disponibles selon l'horaire de travail, moins les absences éventuelles.

- Solde des heures planifiées: le nombre d'heures qui doivent encore être planifiées.

+ Lorsque le chiffre est précédé d'un + et que les heures sont affichées en vert, les heures peuvent encore être planifiées pour cette période selon le régime de travail.

+ Lorsque le numéro est précédé d'un - et que les heures sont indiquées en rouge, il y a déjà trop d'heures réservées pour cette période selon le régime de travail.

AMELIORATIONS

• L'ordre des artiles de réactions sur le bon de livraison est désormais identique à l'ordre d'apparition dans l'application Staff app.
• Exportation vers logiciel de comptabilité VENICE: la TVA due est maintenant remplie à l'endroit correct
• Le déplacement des plannings dans la file d'attente, provenant d'un rendez-vous récurrent, vers une autre date ne donne plus  d'erreur. Les affectations futures sont maintenant également déplacées.
• L'apposition d'une signature dans l'application "Staff app" sur les Iphones est désormais plus conviviale. L'écran ne bouge plus.
• %EmployeeName% peut désormais être ajouté dans l'e-mail et/ou le SMS de planification.
• Amélioration technique du formatage des factures en groupe. Pour éviter que des factures nulles ne soient proposées.
• Plus de page blanche sur certaines impressions de factures