Als industriële reiniger staan er veel terugkerende afspraken in je agenda. Vaak is hier een vaste prijs voor afgesproken. Hoe zorg je ervoor dat deze afspraken automatisch op het juiste tijdstip terugkeren?
Een contract aanmaken
Klik in de blauwe knop links op het mapje en kies vervolgens het onderdeel Contracten. Druk rechts boven op nieuw om een nieuw contract toe te voegen.
Je moet je contract indelen in een contractcategorie. Je kan je contracten bijvoorbeeld indelen per soort prestatie. Deze contractcategorieën zijn belangrijk indien je met de Staff App van ButtonsforCleaners werkt. Per contractcategorie kun je namelijk andere Feedback items instellen. Lees daarover meer in dit artikel.
De startdatum van een contract staat automatisch op de dag van aanmaak van het contract. We raden aan de datum zo te laten staan. De exacte datum van uitvoering van de prestatie kun je op het niveau van je opdracht instellen.
De maandelijkse of jaarlijkse facturatie instellen
Veel industriële reinigers rekenen een vast maandelijks of jaarlijks forfait aan. Dit wil zeggen dat de klant steeds evenveel betaalt, ook al telt bijvoorbeeld februari minder dagen en dus mogelijks minder reinigingsbeurten. De prijs is vastgelegd op maand- of jaarbasis (en dus niet per uur of per beurt bepaald.) Is dit ook voor jou het geval, kies dan in de tab Facturatie voor de optie Facturatie met vast periodiek bedrag en vul onderin in wat op de factuur mag verschijnen.
Reken je af per beurt of per uur? Lees in dit artikel hoe je de facturatie in dat geval correct instelt
De startdatum en werkinstructies meegeven
Ga vervolgens naar de tab Opdrachten, kies dan eerst links voor terugkerende afspraak en druk pas nadien rechts op de blauwe knop nieuwe terugkerende afspraak.
Nu kun je alles toevoegen wat de uitvoerder hoort te weten om deze opdracht goed uit te voeren. Wat je in het veld opmerkingen invult, verschijnt in het geel in de App of op de planning.
Kies de datum van de eerste uitvoering. Het veld laatste uitvoering mag je leeg laten, tenzij je nu al weet dat deze opdracht vanaf een bepaald moment niet meer uitgevoerd moet worden.
Facturatie per opdracht instellen
Heb je niet gekozen voor een forfaitair maandbedrag hierboven? Dan kun je hier de prijs voor de volledige opdracht instellen in de tab Facturatie. Industriële reinigers zullen vaker voor deze optie kiezen dan voor "per planning", want dan zal wat je hier invult voorgesteld worden voor elke dag waarop je gewerkt hebt. Bij industriële reiniging is vaak een vaste prijs afgesproken voor eventueel meerdere dagen samen. Als je deze optie kiest, wordt de factuur maar één keer voorgesteld, van zodra de opdracht volledig werd voltooid.
Als je een forfait had ingesteld op contractniveau, kun je in deze tab niets aanvullen.
Zorgen dat de opdracht om de zoveel weken of maanden terugkeert
Ga nu naar de tab terugkeerpatroon om in te stellen hoe vaak deze opdracht terugkeert. Met het pijltje kies je of het om de zoveel weken of om de zoveel maanden is. Weet je al hoe laat er gepoetst moet worden, dan vink je het vakje aan en vul je ook het startuur in.
Andere types opdrachten registreren
Neem een kijkje in onze Knowledge Base om te weten hoe je andere soorten opdrachten kunt aanmaken.