Nadat je facturen verstuurd zijn, is het ook belangrijk nauwkeurig op te volgen of deze tijdig betaald worden. ButtonsforCleaners stelt deze automatisch op het juiste moment voor. Jij hoeft enkel op verzenden te drukken.
Het menu betalingsherinneringen openen
Klik in je omgeving linksboven in het menu op Facturatie. Dit menu zal openklikken zodat je een aantal keuzemogelijkheden hebt. Kies Betalingsherinneringen om de betalingsherinneringen te openen:
Via het dashboard kan je in 1 oogopslag zien of er vervallen facturen zijn en kan je meteen doorklikken naar de betalingsherinneringen:
De betalingsherinnering maken
Wanneer je de betalingsherinneringen hebt geopend, zal je een overzicht krijgen van alle betalingsherinneringen die klaar staan om te versturen.
Het systeem zal zelf een type betalingsherinnering voorstellen, o.b.v. de oudste vervallen factuur van de klant. Als je niet regelmatig je betalingsherinneringen opmaakt, denk er dan aan om zelf het type rappel te veranderen naar de gewenste soort.
Heb je dus nog facturen waarvoor geen betalingen zijn geregistreerd en is de vervaldatum verstreken, dan zal je hiervoor een herinnering krijgen:
Je kan zelf een aantal instellingen meegeven. Zo kan je bepalen na hoeveel dagen een betalingsherinnering moet opgemaakt worden, wat de standaard verzendwijze is, de begeleidende tekst en hoeveel herinneringen je wenst te gebruiken. Hoe je dit zelf kan meegeven, zal later uitgebreid aan bod komen in deze Knowledge Base. Je kan ook steeds je Customer Success Manager contacteren om je hierbij te helpen.
De betalingsherinnering versturen
Klik één of meerdere betalingsherinneringen aan die je wilt versturen. Klik onderaan op de knop "betalingsherinneringen opmaken".
De betalingsherinneringen zullen per mail worden verstuurd indien zo is aangeduid en wanneer op niveau van de klant een e-mailadres is ingesteld in het veld e-mailadres voor facturatie & betalingsherinneringen.
Voor de overige aangeduide betalingsherinneringen zal er een PDF worden gegenereerd.
Op de betalingsherinnering zal je factuurnummer en openstaand bedrag terugvinden:
