NIEUWE MODULE ' WERKREGIMES EN VERLOFRECHTEN
Werkregimes en verlofrechten per werknemer
Aan een werknemer kan je vanaf nu verlofrechten en werkregimes toekennen. Dit zorgt ervoor dat je in de planning een duidelijker zicht hebt op wie wanneer kan werken, hoeveel uren planning een werknemer voor die dag/die week heeft, zijn alle uren reeds gepland, zijn er overuren,....?
Een werknemer toegang geven tot deze geavanceerde instellingen
- Open een werknemersfiche en vink 'Geavanceerde werknemer' aan.
- Na het aanvinken van de settings 'geavanceerde werknemer', worden 2 extra tabbladen zichtbaar, nl. werkregime en verlofrechten.
Werkregimes instellen
-
Manueel werkregime instellen per werknemer:
Open het tabblad Werkregime en vul per dag de start- en eindtijd in en het aantal uren werk voor die dag.
-
Excellijst met werkregimes van meerdere werknemers in 1 keer opladen:
Ga naar de weergave Werknemers en selecteer +MEER en druk vervolgens op 'Exporteer werkregime (excel)'
In deze excel kan je per dag, per werknemer de geplande start- en eindtijd invullen en het aantal uren werk per dag.
Na het invullen van de excel, kan je deze opladen in de weergave werknemers. Selecteer opnieuw de knop +MEER en druk op 'Importeer werkregime (excel)'.
Weergave werkregimes in de planning
- Kleurmarkering werkregime: In de planning zie je aan de kleur wanneer de werknemer gepland kan worden of niet. Een donker grijze achtergrond betekent dat er niet gepland kan worden, want er is geen werkregime.
- Kleurstatus planning:
- status van een planning is rood wanneer de planning buiten het werkregime valt, dus binnen de donker grijze zone in de planning. Dan krijg je de melding: "Middel is niet beschikbaar".
-
- Status planning is oranje wanneer de planning deels buiten en deels binnen het werkregime valt. Dan krijg je de melding: "Middel is deels beschikbaar".
-
- Status planning is groen wanneer de planning volledig binnen het werkregime valt.
- Uurtellers/balkjes: Aan de rechterzijde zie je voor hoeveel uur elke werknemer reeds gepland is en voor hoeveel uur je de werknemer mag inplannen. In de dagkalender/dagplanning kan je dit per dag bekijken. In de weekkallender/weekplanning kan je dit per week bekijken.
- De achtergrond van het balkje is licht groen. De balk wordt groener naarmate er meer uren worden ingepland.
- Wanneer je te veel uur inplant voor een werknemer, wordt de balk oranje, zodat dit meteen in het oog springt.
- Deze balkjes zijn ook zichtbaar in de weergave 'Planning in lijst'.
Verlofrechten instellen per werknemer
In elke werknemersfiche van een geavanceerde werknemer is het mogelijk om verlofrechten toe te voegen.
- Open het tabblad 'Verlofrechten', selecteer linksboven het jaartal waarvoor je verlofrechten wenst toe te voegen en klik rechtsboven op de knop 'Verlofrechten toevoegen'.
- Selecteer de verlofsoort, bijvoorbeeld 'ADV' en vul het aantal uren ADV in, het totaal aantal uren waar de werknemer recht op heeft.
Verlofrechten instellen voor meerdere werknemers
Ga naar de weergave 'Werknemers' en selecteer de werknemers waarvoor je extra verlofrechten wenst toe te kennen of af te trekken. Klik onderaan op 'Acties' en 'Verlofrechten wijzigen'.
- Vul de verlofsoort in
- Selecteer de actie 'Verlofrechten toevoegen/aftrekken
- Vul het aantal uren verlof in dat je wenst extra toe te kennen of af te trekken voor de geselecteerde werknemers. Positieve getallen worden toegevoegd. Bij onbestaande verlofrechten worden deze aangemaakt. Negatieve getallen worden afgetrokken van bestaande. Indien verlofrechten op 0 komen worden deze niet verwijderd
- Vul het jaartal in waarvoor deze extra/minder uren afwezigheid van toepassing zijn in het veld 'Toepassen op'.
Verlofrechten kopiëren van vorig jaar
Ga naar de weergave Werknemers en selecteer de werknemers waarvoor je de verlofrechten van vorig jaar wenst te kopiëren. Klik onderaan op Acties en Verlofrechten wijzigen.
- Vul de verlofsoort in
- Selecteer de actie 'Verlofrechten kopiëren naar ander jaar
- Selecteer het jaar naarwaar je ze wenst te kopiëren in het veld Toepassen op
- Selecteer het jaar vanwaar je ze wenst te kopiëren in het veld Kopiëren van
Overzicht verlofrechten
Ga naar de weergave Werknemers en klik rechtsboven op de knop +MEER en selecteer Overzicht verlofrechten.
In deze weergave kan je linksboven filteren op:
- Actieve /Niet actieve werknemers
- Werknemerscategorie
- Verlofsoort
- Jaar
In deze weergave krijg je een overzicht van het startsaldo, het aantal uren reeds opgenomen verlof, en het resterend aantal uren verlof per verlofsoort, per jaar, per werknemer.
Toevoegen van een afwezigheid voor een geavanceerde werknemer
- Via de weergave Afwezigheidsaanvragen
Klik links in het blauwe hoofdmenu op de weergave Afwezigheidsaanvragen. Klik in deze weergave rechtsboven op de blauwe knop +Aanvraag toevoegen.
Vul de naam van de werknemer in voor wie je de aanvraag wenst toe te voegen, de soort afwezigheid en vul de periode in. Selecteer dan in het veld Actie 'Goedkeuren'.
Na het selecteren van Goedkeuren in het veld Actie, verschijnt de verlofteller:
+ Aantal uren afwezig: uren afwezigheid aangevraagd
+ Aantal uren in werkregime: uren afwezigheid volgens het werkregime in de aangevraagde periode
+ Restsaldo beschikbaar: aantal resterende uren afwezigheid voor dat bepaald verloftype
+ Reeds opgenomen uren: aantal reeds opgenomen uren van die verlofsoort
+ Restsaldo na goedkeuren: het aantal uren van die verlofsoort die nog overblijven na goedkeuring
- In de werknemers fiche
Open het tabblad 'Afwezigheden en klik rechtsboven op de blauwe knop '+Nieuwe afwezigheid'. Vul de periode en de soort van afwezigheid in. Selecteer dan in het veld Actie 'Goedkeuren'.
Na het selecteren van Goedkeuren in het veld Actie, verschijnt de verlofteller:
+ Aantal uren afwezig: uren afwezigheid aangevraagd
+ Aantal uren in werkregime: uren afwezigheid volgens het werkregime in de aangevraagde periode
+ Restsaldo beschikbaar: aantal resterende uren afwezigheid voor dat bepaald verloftype
+ Reeds opgenomen uren: aantal reeds opgenomen uren van die verlofsoort
+ Restsaldo na goedkeuren: het aantal uren van die verlofsoort die nog overblijven na goedkeuring
- Aanvraag via de Staff app
Wanneer verlof aangevraagd kan worden door de werknemer via de Staff app is het mogelijk om in te stellen welke verloftypes door de werknemer aangevraagd mogen worden. De werknemer mag bijvoorbeeld verlof en ADV zelf aanvragen, maar ziekte en klein verlet wil je liever zelf ingeven.
Hoe kan je dit instellen:
Ga naar Instellingen > Keuzelijsten
Selecteer de keuzelijst 'Redenen voor afwezigheid van werknemers'. Selecteer welke verlofsoort je wenst in te stellen en klik rechts op de knop Bewerk.
Selecteer:
- Nooit: indien de werknemer deze verlofsoort nooit mag aanvragen via de Staff app
- Enkel als er resterende verlofrechten zijn: indien de werknemer deze verlofsoort mag aanvragen wanneer hij nog genoeg uren over heeft van deze verlofsoort.
- Altijd: wanneer de werknemer steeds deze verlofsoort mag aanvragen, ondanks dat hij/zij misschien geen uren meer over heeft.
Prestatieoverzicht
Het 'prestatieoverzicht' geeft in één oogopslag weer voor welke werknemers je nog uren dient in te plannen, welke werknemers te veel uren ingepland hebben, een overzicht van alle uren afwezigheid en een weergave van de gewerkte en geplande uren.
In het prestatieoverzicht kan je voor een bepaalde periode een weergave zien per werknemer met:
- Het aantal uren werkregime voor die periode (bovenaan kan je filteren op de periode dat je wenst te raadplegen)
- Aantal reeds geplande uren in het planbord voor die periode
- Duur gewerkt dagregistratie voor die periode (wordt enkel ingevuld na het registreren van de dag in de Staff app)
- Duur gewerkt planning: aantal uren gewerkte planning voor die periode (indien de periode in het verleden valt en de planningen reeds gemarkeerd zijn als goedgekeurd)
- Afwezigheid: aantal uren afwezigheid gedurende die periode
- Saldo gewerkte uren: het aantal uren dat een werknemer gedurende die periode beschikbaar is om te werken. Dit is het aantal uren beschikbaar volgens het werkregime min de eventuele afwezigheden.
- Saldo geplande uren: het aantal uren die nog ingepland moet worden.
+ Wanneer er een + voor het getal staat en de uren in het groen worden weergegeven, kunnen er nog uren ingepland worden voor die periode volgens het werkregime
+ Wanneer er een - voor het getal staat en de uren in het rood worden weergegeven, zijn er reeds te veel uren ingepland voor die periode volgens het werkregime.
VERBETERINGEN
- De volgorde van de feedback items op de leveringsbon werd gelijkgesteld aan de volgorde van weergave in de Staff app
- Export Boekhoudpakket VENICE: BTW verschuldigd wordt nu op de correcte plaats ingevuld
- Opdrachten in de wachtrij, afkomstig van een terugkerende afspraak, verplaatsen naar een ander tijdstip, geeft geen error meer. De toekomstige opdrachten worden nu ook mee verplaatst.
- Een handtekening plaatsen in de Staff app op Iphones is nu gebruiksvriendelijker. Het scherm beweegt niet meer mee.
- %EmployeeName% kan nu ook toegevoegd worden in de planningsemail en/of sms
- Technische verbeteringen aan het opmaken van facturen in groep. Om te voorkomen dat er nulfacturen voorgesteld worden.
- Geen blanco pagina meer op sommige factuurafdrukken