Als schoonmaker ga je vaak bij dezelfde klanten op dezelfde tijdstippen dichten. Deze terugkerende afspraken kun je vast in de agenda plaatsen van je werknemers. Ook de facturatie zal je automatisch voorgesteld worden.
Een contract aanmaken
Klik in de blauwe knop links op het mapje en kies vervolgens het onderdeel Contracten. Druk rechts boven op nieuw om een nieuw contract toe te voegen.
Je moet je contract indelen in een contractcategorie. Je kunt je contracten bijvoorbeeld indelen per soort prestatie. Deze contractcategorieën zijn belangrijk indien je met de Staff App van ButtonsforCleaners werkt. Per contractcategorie kun je namelijk andere Feedback- items instellen. Lees daarover meer in dit artikel.
De startdatum van een contract staat automatisch op de dag van aanmaak van het contract. We raden aan de datum zo te laten staan. De exacte datum van uitvoering van de prestatie kun je op het niveau van je opdracht instellen.
De maandelijkse facturatie instellen
Veel schoonmaakbedrijven rekenen een vast maandelijks forfait aan. Dit wil zeggen dat de klant evenveel betaalt in januari als in februari, ook al telt januari meer dagen en dus mogelijks meer schoonmaakbeurten. De prijs is dan vastgelegd op maandbasis (en dus niet per uur of per beurt bepaald). Is dit ook voor jou het geval, kies dan in de tab Facturatie voor de optie Facturatie met vast periodiek bedrag en vul onderin in wat op de factuur mag verschijnen.
Wil je per planning afrekenen, dan kun je de optie hier laten staan op de standaardinstelling:
Je kunt de facturatie dan later instellen (zie hieronder).
De startdatum en werkinstructies meegeven
Ga vervolgens naar de tab Opdrachten, kies dan eerst links voor terugkerende afspraak en druk pas nadien rechts op de blauwe knop nieuwe terugkerende afspraak.
Nu kun je alles toevoegen wat de uitvoerder hoort te weten om deze opdracht goed uit te voeren. Wat je in het veld opmerkingen invult, verschijnt in het geel in de App of op de planning.
Kies de datum van de eerste uitvoering. Het veld laatste uitvoering mag je leeg laten, tenzij je nu al weet dat deze opdracht vanaf een bepaald moment niet meer uitgevoerd moet worden.
Facturatie per planning instellen
Heb je niet gekozen voor een forfaitair maandbedrag hierboven? Dan kun je hier de prijs per keer dat je de opdracht uitvoert, instellen in de tab Facturatie.
Als je een forfait had ingesteld op contractniveau, kun je in deze tab niets aanvullen.
Zorg dat de opdracht om de zoveel weken of maanden terugkeert
Ga nu naar de tab terugkeerpatroon om in te stellen hoe vaak deze opdracht terugkeert. Met het pijltje kies je of het om de zoveel weken of om de zoveel maanden is. Weet je al hoe laat er gepoetst moet worden, dan vink je het vakje aan telkens starten om en vul je ook het startuur in.
Een vaste werknemer toewijzen aan de opdracht
Weet je ook al welke werknemer hier altijd gaat dichten? Ga dan verder naar de tab toegewezen middelen, druk op nieuw: werknemer en selecteer de juiste persoon.
Is deze werknemer nog niet aangemaakt bij de werknemers, dan moet je eerst naar de werknemersfiches om die daar toe te voegen.
Andere typen opdrachten registreren
Neem een kijkje in onze Knowledge Base om te weten hoe je andere soorten opdrachten kunt aanmaken.