Als ontstopper moet je snel veel telefoontjes van klanten verwerken. De opdrachten moeten vaak meteen ingepland worden voor de dag nadien. Leer hieronder hoe je een eerste snelle interventie inplant. De uitleg hieronder is van toepassing indien je op het moment van registeren nog niet weet wie of welk voertuig de opdracht zal uitvoeren.
Bekijk de artikelen in onze Knowledge base indien je wel al weet wie of welk voertuig de opdracht zal uitvoeren.
De klant opzoeken of een nieuwe klant aanmaken
De snelste manier om een opdracht toe te voegen is in de planning zelf. Druk op het + icoontje in de linkermenubalk om een Snelle opdracht aan te maken.
Er opent zicht een nieuw venster. Eerst willen we weten voor welke klant deze opdracht is. Zoek ofwel een bestaande klant op naam, adres of BTW-nummer. Indien de klant nog niet bestaat, zal de grijze knop Nieuwe klant aanmaken verschijnen. Druk hierop en de klantenfiche opent zich waarin je alle belangrijke informatie over de klant registreert.
Selecteren om welk soort opdracht het gaat
Vervolgens moet je een contract kiezen. Er zitten normaal nog geen contracten in je omgeving, dus je kiest de optie een nieuw contract te maken in één van de categorieën.
Er bestaan dus verschillende contractcategorieën. Je kan je contracten bijvoorbeeld indelen per soort prestatie. Deze contractcategorieën zijn extra belangrijk indien je met de Staff App van ButtonsforCleaners werkt. Per contractcategorie kun je namelijk andere Feedback items instellen. Lees daarover meer in dit artikel.
De werkinstructies ingeven
Na het kiezen van de klant en het contract, ga je een nieuwe opdracht maken. Een nieuw venster opent zich. Hier kun je alles toevoegen wat de uitvoerder hoort te weten om deze opdracht goed uit te voeren. Wat je in het veld opmerkingen invult, verschijnt in het geel in de App of op de planning.
Eventueel de facturatie alvast voorbereiden
Indien er op voorhand een facturatie werd afgesproken met de klant, kun je deze in de tab Facturatie invullen. Vul een omschrijving in, en of het om een forfait-, beurt-, of uurprijs gaat door in het vak eenheid forfait, beurt of uur in te vullen. Het BTW-regime en de boekhoudrekening worden normaal automatisch correct aangevuld door de software.
Andere types opdrachten registreren
Neem een kijkje in onze Knowledge Base om te weten hoe je andere soorten opdrachten kunt aanmaken.