Sjablonen maken en beheren

In Flex kan je eigen document-sjablonen gebruiken voor:

• Facturen
• Contracten
• Offertes
• Betalingsherinneringen
• Creditnota’s

Je kan kiezen om een sjabloon voor alle klanten te gebruiken, of een afwijkend sjabloon per specifieke klant in te stellen.

1. Sjablonen terugvinden

Ga in de instellingen naar Boekhoudingen.

Ga naar de boekhouding die je wilt aanpassen en klik op het sleuteltje → Bewerk.

Open het tabblad Sjablonen

• Hier zie je een overzicht van de sjablonen die je hebt gemaakt.

2. Nieuw sjabloon maken

1. Klik op de blauwe knop nieuw sjabloon.
2. Kies het juiste sjabloontype (offerte, contract, factuur, creditnota, betalingsherinnering)
3. Download eventueel een voorbeeldsjabloon
   • Dit bevat standaard-teksten en placeholders.
   • Je kan deze placeholders naar wens aanpassen of verwijderen.
   • Wat zijn Placeholders

     Een placeholder is een veld dat automatisch gevuld wordt met gegevens uit Flex, zoals klantnaam, contractnummer of factuurbedrag.

     • • Voorbeeld: <Customer_VATNumber> wordt op het document vervangen door het btw-nummer van de klant.
       • Er bestaan placeholders voor o.a. klantgegevens, contracten, facturen, betalingsherinneringen, planning en werkorders.

     Veelgebruikte Placeholders

     Placeholder	Beschrijving	Documenttype
     <Customer_Name>	Naam van de klant	Factuur, Contract, Offerte
     <Customer_VATNumber>	Btw-nummer van de klant	Factuur, Contract
     <Customer_Address_Street_And_Number>	Straat en huisnummer van de klant	Factuur, Contract, Offerte
     <Customer_Address_PostalCode_And_City>	Postcode en stad	Factuur, Contract, Offerte
     <InvoiceNumber>	Factuurnummer	Factuur, Creditnota
     <InvoiceDate>	Factuurdatum	Factuur, Creditnota
     <InvoiceDueDate>	Vervaldatum van de factuur	Factuur, Betalingsherinnering
     <InvoiceTotalVATIncl>	Factuurtotaal inclusief btw	Factuur, Creditnota
     <ContractNumber>	Contractnummer	Contract
     <ContractTitle>	Titel van het contract	Contract
     <PaymentLink>	Betaallink voor online betalingen	Factuur, Betalingsherinnering

     Een volledig overzicht van beschikbare placeholders vind je hier.

4. Sla het document op met jouw aanpassingen
5. Geef het sjabloon een duidelijke naam, kies bij Type waarvoor je het wilt gebruiken en voeg het bestand toe bij de juiste taal.

3. Sjabloon verwijderen

• Selecteer één of meerdere sjablonen en klik op rijen verwijderen.
• Of klik op het sleutel-icoon naast een sjabloon en kies Verwijder

4. Sjabloon toepassen voor alle klanten

1. Ga in de instellingen naar Boekhouding
2. Selecteer je boekhouding → Documenten.
3. Kies per documenttype (Facturen, Contract en Offerte, Betalingsherinnering) welk sjabloon je standaard wilt gebruiken.

Voorbeeld bij creditnota:

5. Sjabloon toepassen voor specifieke klanten

1. Ga naar Klanten
2. Klik op het sleutel-icoon bij de klant die je wilt aanpassen.
3. In het blok Afwijkende sjablonen kan je per documenttype een apart sjabloon selecteren.

Tips & support

• Werk altijd met de voorbeeldbestanden, zodat je zeker bent dat de placeholders correct zijn
• Gebruik duidelijke bestandsnamen (vb. Factuur – bedrijven, Contract – Particulieren) zodat je het juiste bestand aan het juiste niveau linkt
• Test je sjablonen eerst met een voorbeeld-document uit.

Heb je vragen of hulp nodig bij het werken met placeholders of sjablonen? Neem dan gerust contact op met onze supportafdeling.