Als ramenwasser staan er veel terugkerende afspraken in je agenda. De ene keer was je de ramen buiten, de andere keer buiten en binnen en een derde keer was je ook het separatieglas. Hoe zorg je ervoor dat deze afspraken automatisch op het juiste tijdstip terugkeren?
Een contract aanmaken
Klik in de blauwe knop links op het mapje en kies vervolgens het onderdeel Contracten. Druk rechts boven op nieuw om een nieuw contract toe te voegen.
Je moet je contract indelen in een contractcategorie. Je kan je contracten bijvoorbeeld indelen per soort prestatie. Deze contractcategorieën zijn belangrijk indien je met de Staff App van ButtonsforCleaners werkt. Per contractcategorie kun je namelijk andere feedback items instellen. Lees daarover meer in dit artikel.
De startdatum van een contract staat automatisch op de dag van aanmaak van het contract. We raden aan de datum zo te laten staan. De exacte datum van uitvoering van de prestatie kun je op het niveau van je opdracht instellen.
De werkinstructies en ronde instellen
Ga vervolgens naar de tab Opdrachten, kies dan eerst links voor terugkerende afspraak en druk pas nadien rechts op de blauwe knop nieuwe terugkerende afspraak.
Nu kun je alles toevoegen wat de uitvoerder hoort te weten om deze opdracht goed uit te voeren. Wat je in het veld opmerkingen invult, verschijnt in het geel in de App of op de planning.
Je kunt opdrachten groeperen per ronde. Dit kan enkel indien je dit veld beschikbaar hebt gemaakt in onder Instellingen > Instellingen > Planning.
Je kiest zelf hoe je de opdrachten groepeert: per geografische regio, per nummer, … De verschillende rondes kun je toevoegen door in het veld Groepeer in ronde de naam van een nieuwe ronde te beginnen typen en dan te kiezen voor “Open lijst”.
Kies de datum van de eerste uitvoering. Het veld laatste uitvoering mag je leeg laten, tenzij je nu al weet dat deze opdracht vanaf een bepaald moment niet meer uitgevoerd moet worden.
De beurtprijs toevoegen aan de opdracht
De meeste opdrachten in de ramenwas worden per beurt afgerekend. Dit doe je door in de tab Facturatie een omschrijving op factuur, eenheid en prijs mee te geven. Het btw-regime en de verkooprekening gaan wij automatisch voor je invullen.
Zorgen dat de opdracht om de zoveel weken of maanden terugkeert
Ga nu naar de tab terugkeerpatroon om in te stellen hoe vaak deze opdracht terugkeert. Met het pijltje kies je of het om de zoveel weken of om de zoveel maanden is. Weet je al hoe laat er gepoetst moet worden, dan vink je het vakje aan en vul je ook het startuur in.
Een vaste werknemer, voertuig of materiaal toewijzen aan de opdracht
Weet je ook al welke werknemer hier altijd de ramen wast? Ga dan verder naar de tab toegewezen middelen, druk op nieuw: werknemer en selecteer de juiste persoon. Merk op dat je in de tab Terugkeerpatroon ook een aanvangsuur moet ingevuld hebben opdat deze tab beschikbaar zou worden.
Hetzelfde kan je doen als je plant op voertuigen of materialen.
Is deze werknemer nog niet aangemaakt bij de werknemers, dan moet je eerst naar de werknemersfiches om die daar toe te voegen.
Opgelet
Middelen toewijzen lukt niet als je terugkeerpatroon geen startuur heeft.
Andere types opdrachten registreren
Neem een kijkje in onze Knowledge Base om te weten hoe je andere soorten opdrachten kunt aanmaken.