Hoe kunnen we helpen?

Update 15/02/2023

Nieuw

Algemeen

  • Vanaf nu is het mogelijk om meerdere templates op te laden in Flex. Dit kan zowel voor offertes, contracten, facturen als betalingsherinneringen. Een afwijkend sjabloon dient eerst opgeladen te worden in de Instellingen > Boekhouding > Sjablonen. Na toevoeging kan je per klant in de klantenfiche een afwijkend sjabloon selecteren indien gewenst.

Planning

    • Extra veld ‘Nummer sociaal secretariaat‘ werd toegevoegd in de werknemersfiche. Dit veld wordt ook getoond in de weergave prestatieoverzicht.
    • In het prestatie overzicht van een planning is het mogelijk om de gepresteerde uren van 1 middel te kopiëren naar een ander middel.

    • De openstaande verlofaanvragen worden vanaf nu duidelijk getoond in het hoofdmenu. Op die manier zie je steeds of er verlofaanvragen zijn binnengekomen en hoeveel er nog ter behandeling zijn.
  • Feestdagen: hiervoor werden 2 nieuwe opties toegevoegd in de klantenfiche:
    • Planning op feestdag laten staan kan je aanvinken wanneer de klant niet wil dat je een beurt overslaat op een feestdag.
    • Minbeurt feestdag niet crediteren kan je aanvinken wanneer de afspraak met een klant op een feestdag valt en deze niet uitgevoerde beurt niet moet gecrediteerd worden.

In planning in lijst is het mogelijk om te filteren op deze 2 nieuwe velden. Wanneer je de planningen op een feestdag wil verwijderen, verzetten, etc.. kan je filteren op deze velden om te weten hoe de klant wil dat je een planning op een feestdag wil oplossen.

  • Werkweek: Wanneer er nooit gewerkt wordt op een bepaalde dag en er dus niet gepland mag worden op die dag, kan dit aangegeven worden in de Algemene Instellingen. Als bvb. zaterdag en zondag geen werkdagen zijn, dan zullen deze ook niet meer onnodig in de weekkalender verschijnen.

Facturatie

  • Vanuit de weergave ‘op te stellen facturen’ hebben we de kolom laatste factuurdatum toegevoegd. Dit kan handig zijn bij het factureren aan klanten met een maandforfait zodat je weet wanneer je de laatste factuur hebt uitgestuurd.
  • Rechten & machtigingen: Het is nu mogelijk om een gebruiker geen toegang meer te geven tot het bekijken van de facturatiegegevens in het Dashboard (startscherm). Ga naar Rechten & Machtigingen en zet het veld ‘Toon facturatiegegevens op startscherm’ op weigeren voor dat type gebruikers.
  • Vanuit het planbord kan je in de details van een planning het facturatiebedrag zien dat hieraan vasthangt.                   
  • Weergave van het te factureren bedrag via vaste (periodieke) forfaits zijn nu ook zichtbaar in de weergaves ‘Planningen goed te keuren’ , ‘Planningen goedgekeurd’ en in ‘planning in lijst’.
    • Bij een vast forfait wordt het totale bedrag voor alle planningen in die opdracht getoond op elke planning.
    • Bij een vast periodiek forfait wordt het totale periodieke bedrag getoond voor die periode op elke planning.

Indexeren

  • Mogelijk om een datum in te geven bij het indexeren. Alle planningen vanaf die datum zullen geïndexeerd worden.
  • Mogelijk om de budgetten mee te indexeren wanneer er gepland wordt met ‘budget’ of met ‘uren en budget’.

Verbeteringen

 

Planning

  • Het aantal verplichte velden bij het aanmaken van een contactpersoon werd gereduceerd. De velden aanspreking, voornaam, functie en e-mailadres zijn niet meer verplicht.
  • Bij het sorteren op datum in de weergaves ‘Planningen goed te keuren’ en ‘Planning in lijst’ wordt nu ook rekening gehouden met het startuur. De planningen worden nu getoond in chronologische volgorde, net zoals ze gepland zijn.
  • Het is niet meer mogelijk om foutieve afwezigheden in te geven waarbij de einddatum voor de startdatum ligt.
  • Bij het verwijderen van een klant worden de onderliggende contactpersonen mee verwijderd.
  • Contractnummering werd geoptimaliseerd bij het kopiëren van contracten. Het eerstvolgend beschikbare contractnummer wordt gebruikt en het jaartal van het originele contract wordt niet mee overgenomen.
  • Wanneer het resultaat 0.00 uren is in de kolom ‘Verschil gepland/gewerkt’ zal dit in het grijs weergegeven worden en niet meer in kleur met -/+ voor het getal.
  • Printen van 1 werkbon per keer is vanaf nu mogelijk . Druk op een planning in het planbord en selecteer ‘werkbon’.               
  • Bij het plannen op budget of op uren en budget, kan je vanaf nu de som van het budget per dag zien in de wachtrij.                 

Facturatie

  • De lijst van de producten wordt meteen getoond na selectie.                                                                                                       
  • In de getoonde productenlijst wordt nu ook de prijs en de categorie erbij vermeld.
  • De omschrijving van de factuurlijn is beter leesbaar doordat het veld omschrijving groter is geworden.
  • De velden BTW regime en boekhouding werden in een factuurlijn gereduceerd in grootte.
  • Een tekstlijn die in het vet gezet werd, wordt nu ook in het vet weergegeven op de PDF afdruk van de planning.
  • Wanneer een planning werd gemarkeerd als ‘Niet uitgevoerd’, zullen de geplande uren niet meer meetellen in het prestatieoverzicht bij het aantal geplande uren en het saldo geplande uren. Ook in het blokje aan de rechterzijde van het planbord, zullen deze niet uitgevoerde geplande uren niet meer meetellen.
  • Bij het aanmaken van een snelle opdracht vanuit het planbord wordt de factuurlijn opnieuw overgenomen in de onderliggende planning.
  • Op een factuur met een kwartaalforfait wordt de periode duidelijker vermeld. In plaats van bv. van ‘augustus tot november’, wordt het nu van ‘augustus tot en met oktober’.
  • Geen foutmelding meer na het toevoegen en opslaan van factuurlijnen.

Betalingen

  • Het overzicht betalingen en de functie om betalingen te importeren werd verplaatst van het facturatiescherm naar een nieuw extra scherm ‘Betalingen’.

Betalingsherinneringen

  • Bij het herafdrukken van een betalingsherinnering blijft de originele datum op het document staan.

Staff app

  • Mogelijkheid om langere opmerkingen te zien in de Staff app. De tekst zal niet meer afgekapt worden.
  • In de staff app worden de meest recente afwezigheidsaanvragen nu bovenaan getoond in de lijst van afwezigheidsaanvragen.
  • Er werd een filter per jaar toegevoegd in het overzicht van de afwezigheidsaanvragen in de Staff app.
  • Een nieuw aangemaakte extra taak kan je meteen starten.
  • Bij het aanmaken van een extra taak kan je kiezen uit alle bestaande locaties als uitvoeringsadres.
  • De knop ‘ te ver van locatie’ verdwijnt niet meer als dit simultaan getoond moet worden met de knop ‘klant verwittigen via SMS’.
  • Van zodra de klant werd verwittigd via sms, verdwijnt de knop ‘klant verwittigen via SMS’. De klant werd immers al verwittigd.
  • De Staff app registratie via de methode ‘Site tag zonder fall back’ werd gewijzigd.
    • Als de NFC niet actief staat op jouw toestel, zal je een foutmelding krijgen dat NFC niet actief is en dat de NFC eerst geactiveerd moet worden.
    • Wanneer je de Site tag niet kan scannen om de registratie te stoppen, zal je eerst een code moeten invullen die een backoffice gebruiker moet aanleveren.
  • De weergave ‘Mijn documenten’ in de Staff app werd verplaatst van ‘Mijn HR’ naar een eigen weergave ‘Mijn documenten’.

Kilometerberekening

  • Ook hier werd de knop om kilometerbereking uit te voeren uit de schaduw gehaald. Via het hoofdmenu ga je al direct naar Historiek kilometerberekening en daarna kan je via de blauwe knop de kilometervergoeding berekenen.
  • Een nieuwe setting voor de kilometerberekening werd toegevoegd. Standaard wordt de kortste route gebruikt, maar in de instellingen kan je vanaf nu zowel voor de onkostenvergoeding Thuis/Werk als voor de onkostenvergoeding Werk/Werk kiezen voor de snelste route.

Algemeen

  • Site tags kan je vanaf nu zelf verwijderen
  • Producten in groep verwijderen, kan nu ook via de actieknop onderaan
  • Voertuigen in groep verwijderen, kan nu ook via de actieknop onderaan
  • Om dubbele klantnummers te vermijden als je meerdere boekhoudingen hebt, is het vanaf nu niet meer mogelijk om klanten te wijzigen naar een andere boekhouding als er reeds facturen bestaan.  Als de klant nog geen facturen, creditnota’s of proforma’s heeft, zal het klantnummer gewijzigd worden naar het eerstvolgende beschikbare klantnummer van de nieuwe boekhouding.

Scroll naar boven