Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk dat het uitwisselen van elektronische documenten — zoals facturen, bestelbonnen en orderbevestigingen — tussen bedrijven en overheden mogelijk maakt op een gestandaardiseerde en veilige manier.

Peppol is geen platform of software, maar een afsprakenstelsel en netwerk. Het zorgt ervoor dat verschillende softwaresystemen met elkaar kunnen communiceren via dezelfde standaard, net zoals e-mail werkt tussen verschillende e-mailproviders.

Elk bedrijf dat Peppol gebruikt, is aangesloten via een Access Point (toegangspunt). Via dat toegangspunt kan je veilig elektronische facturen en andere documenten verzenden of ontvangen naar/van andere partijen die ook een Peppol-adres hebben.

De documenten worden uitgewisseld in het UBL-formaat (Universal Business Language).

Waarom Peppol belangrijk is?

• Verplicht bij overheden: In veel Europese landen (waaronder België) moeten bedrijven hun facturen aan overheidsinstanties al via Peppol indienen.
• Efficiëntie: Automatische verwerking van facturen vermindert handmatig werk en fouten.
• Veiligheid: Het garandeert versleutelde communicatie tussen gecertificeerde toegangspunten.
• Internationale standaard: Niet alleen in Europa, maar ook in o.a. Australië, Nieuw-Zeeland en Singapore wordt Peppol gebruikt.

Wat Peppol betekent voor Belgische schoonmaakbedrijven?

Vanaf 1 januari 2026 wordt Peppol de standaard voor e-facturatie in België.

Dat betekent:

• Alle B2G-facturen (naar overheden) moeten nu al via Peppol verstuurd worden.
• Alle B2B-facturen (tussen ondernemingen) zullen vanaf 2026 verplicht via Peppol moeten kunnen verzonden én ontvangen worden.

Dus ook schoonmaakbedrijven zullen:

• Facturen moeten kunnen uitsturen via Peppol (in plaats van PDF via e-mail).
• Facturen moeten kunnen ontvangen via Peppol, rechtstreeks in hun boekhoudpakket of een ander systeem dat gekoppeld is aan het Peppol-ID van de ontvanger.

Wat is precies een Peppol-ID?

Je Peppol-ID is jouw unieke digitale adres op het Peppol-netwerk. Je kan het vergelijken met een “e-mailadres voor facturen”: wie jou een factuur wil sturen via Peppol, gebruikt dit ID om je te bereiken.

Het Peppol-ID bepaalt:

• Wie je bent (de juridische entiteit, op basis van het BTW- of ondernemingsnummer)
• Via welk systeem je Peppol-facturen ontvangt
• Waar in het netwerk de facturen digitaal naartoe moeten worden gestuurd

Opbouw van een Peppol-ID

Een Peppol-ID bestaat uit twee delen:

1. Een prefix die aangeeft welk soort identificatie gebruikt wordt.
2. Het eigenlijke nummer van de onderneming (BTW- of ondernemingsnummer).

In België komen vooral deze twee vormen voor:

Wie maakt of beheert je Peppol-ID

Je hoeft je Peppol-ID niet zelf aan te maken of te registreren. Dat gebeurt automatisch via de software of dienstverlener waarin je Peppol-facturen ontvangt.

Hoe werkt dat precies?

1. Activeer e-facturatie in je software (bijv. boekhoudpakket).
2. Je software registreert jouw btw- of ondernemingsnummer bij het Peppol Access Point.
3. Het Access Point registreert jouw onderneming officieel op het Peppol-netwerk en maakt jouw Peppol-ID aan.
4. Je Peppol-ID wordt actief. Binnen 24 tot 48 uur verschijnt je onderneming meestal in het Europese Peppol-register (SMP).
5. Vanaf dan kunnen anderen je e-facturen sturen via Peppol

Let op: Software waarmee je enkel facturen verstuurt (zoals ButtonsforCleaners) maakt zelf geen Peppol-ID aan, omdat er daar geen facturen ontvangen worden. De Peppol-ID hoort altijd bij het ontvangende systeem.

Voorbeeld: Buttons for Cleaners + Exact Online

Verzenden van facturen (uitgaand via Buttons for Cleaners):

• ButtonsforCleaners kan facturen verzenden via Peppol.
• Jij hoeft enkel je bedrijf te registreren voor Peppol in jouw Buttons for Cleaners omgeving.

Ontvangen van facturen (inkomend in Exact Online):

• Exact Online is ook Peppol-ready.
• Leveranciers kunnen facturen sturen naar jouw Peppol-adres.
• Exact zet deze na goedkeuring automatisch om in een boekingsvoorstel.

Samenvatting van wat je als schoonmaakbedrijf moet doen