ButtonsforCleaners stelt je in staat om gemakkelijk en snel verkoopfacturen op te maken. Dankzij onze koppeling met DBFact hoeft je boekhouder ook niet langer alle klanten en facturen handmatig over te nemen in het boekhoudpakket.
Belangrijke instellingen in ButtonsforCleaners
Als je (later) facturen wilt gaan exporteren vanuit ButtonsforCleaners naar DBFact, dan is het belangrijk om de volgende zaken in het achterhoofd te houden.
Dagboek per jaar instellen
DBFact wordt vaak zo ingesteld dat er een apart verkoopdagboek per maand van het boekjaar is. ButtonsforCleaners ondersteunt dit niet. Het is belangrijk dat er een verkoopdagboek is waar de facturen oplopend in zullen worden genoteerd, met een doorlopende nummering gedurende het hele boekjaar. Zorg er dus voor dat er een verkoopdagboek ingesteld is zoals VF00 in het onderstaande voorbeeld. De andere rijen in het onderstaande voorbeeld zijn niet nodig.
Een factuurnummer in DBFact kan slechts 8 karakters hebben. Afhankelijk van de lengte van factuurnummers, worden de meest linkse tekens mogelijk afgekapt:
- Bij ButtonsforCleaners Flex is er een vaste factuurlengte (jaar)/00001, bv. 2017/00001. Zonder de schuine streep zijn dit 9 tekens. De 2 aan het begin van het factuurnummer zal wegvallen. Daarom zie je in het bovenstaande voorbeeld dat de nummers zullen lopen van 01700001 tot 01799999, en niet van 201700001 tot 201799999.
- Bij ButtonsforCleaners Force is de lengte van factuurnummers instelbaar. Een factuur begint steeds met het jaartal (in twee cijfers) en dan een opvolgend nummer. Zorg ervoor dat de nummering die in het verkoopdagboek is ingesteld, overeenkomt met de reële nummering in de software.
Apart verkoopdagboek voor creditnota’s
Bij de integratie met tussen ButtonsforCleaners Flex en DBFact raden we aan om de nummering van facturen en creditnota’s te laten doorlopen.
Voor ButtonsforCleaners Force is een aparte nummering verplicht, maar worden ze wel naar hetzelfde dagboek in DBFact geëxporteerd. Ook hier wordt dus met één verkoopdagboek gewerkt.
Een export naar DBFact uitvoeren vanuit ButtonsforCleaners Flex
In ButtonsforCleaners ga je naar het Overzicht facturen, klik je rechtsboven op de knop Meer… en ga je vervolgens voor Facturen exporteren.
In het venster dat opengaat, dien je de juiste instellingen in te vullen:
- Selecteer de correcte boekhouding
- Vul het juiste boekjaar in (bv. 2021)
- Kies vanaf en tot en met welk factuurnummer je wilt exporteren. Het systeem zal zelf voorstellen welke facturen je nog dient te exporteren. Maar dit kan je zelf overschrijven indien gewenst. Wil je bijvoorbeeld je facturen 2021/00001 tot en met 2021/00010 exporteren, vul dan respectievelijk 1 en 10 in.
Je krijgt van ons een ZIP-bestand met twee bestanden in. Hieronder lees je hoe je die kunt inlezen in DBFact.
Een export naar DBFact uitvoeren vanuit ButtonsforCleaners Force
Alle instellingen zijn in de parameters ingesteld. Je Customer Success Manager zal de exportservice in de parameters activeren, en er in samenspraak met jou voor zorgen dat de volgende parameters worden ingesteld op de juiste waarde:
| Parameter | Waarde | Opmerkingen |
| (Parameter om exportservice in te schakelen) | 1 | |
| ExportProfile | 10 | |
| ExportService_ExtraText1 | (De code van het dagboek voor verkoopfacturen en creditnota’s, bv. V) | |
| ExportlocatieFacturen | (Pad waar de exportbestanden mogen worden geplaatst) | Zie parameterlijst. |
Nadat deze instellingen zijn geconfigureerd, hoef je in het overzicht facturen enkel op de knop “Start export” te duwen om de bestanden te laten genereren. Alle nog niet geëxporteerde facturen worden dan in het bestand opgenomen.
Je krijgt van ons een ZIP-bestand met twee bestanden in. Hieronder lees je hoe je die kunt inlezen in DBFact.
Een import uitvoeren in DBFact
Kopieer eerst de bestanden die je uit ButtonsforCleaners hebt gedownload naar een map van jouw voorkeur.
Voor ondersteuning bij het inlezen van de bestanden, verwijzen we je graag door naar de verdeler waar je DBFact hebt aangeschaft. DBFact raadt aan om bij de eerste import een controle te laten uitvoeren door de verdeler.