ButtonsforCleaners stelt je in staat om gemakkelijk en snel verkoopfacturen op te maken. Dankzij onze koppeling met Exact Online hoeft je boekhouder ook niet langer alle klanten en facturen handmatig over te nemen in het boekhoudpakket.
Belangrijke instellingen in ButtonsforCleaners
Als je (later) facturen wilt gaan exporteren vanuit ButtonsforCleaners naar Exact Online, dan is het belangrijk om de volgende zaken in het achterhoofd te houden.
Apart verkoopdagboek voor creditnota’s
Bij de integratie met tussen ButtonsforCleaners Flex en Expert/M Plus kun je zelf kiezen of je creditnota’s apart wilt nummeren of niet. Het is wel belangrijk dat een aparte nummering goed wordt ingesteld.
Voor ButtonsforCleaners Force is een aparte nummering verplicht, en moet er in het boekhoudpakket dus sowieso een apart dagboek worden voorzien voor creditnota’s.
Vaste artikelcode DEFAULT
Exact verplicht ons om voor elke factuurlijn een “artikelcode” mee te geven. Als we voor iedere lijn een artikelcode zouden meegeven, zou je voor elk mogelijke productlijn in ButtonsforCleaners ook een artikel in Exact moeten aanmaken.
Om dat te vermijden, moet er eenmalig in Exact één artikel worden aangemaakt met de productcode DEFAULT. De waarde van de andere velden in dat artikel zijn niet belangrijk: ButtonsforCleaners gebruikt het artikel gewoon op de achtergrond.
Een export naar Exact Online uitvoeren vanuit ButtonsforCleaners Flex
In ButtonsforCleaners ga je naar het Overzicht facturen, klik je rechtsboven op de knop Meer… en ga je vervolgens voor Facturen exporteren.
In het venster dat opengaat, dien je de juiste instellingen in te vullen:
- Kies eerst de correcte boekhouding
- Kies of je facturen of creditnota’s wilt exporteren (als je beiden wilt exporteren, dien je twee aparte exports te doen en ook twee keer apart in Exact Online te importeren)
- Vul het juiste boekjaar in (bv. 2021)
- Kies vanaf en tot en met welk factuurnummer je wilt exporteren. Het systeem zal zelf voorstellen welke facturen je nog dient te exporteren. Maar dit kan je zelf overschrijven indien gewenst. Wil je bijvoorbeeld je facturen 2021/00001 tot en met 2021/00010 exporteren, vul dan respectievelijk 1 en 10 in.
Je krijgt van ons een ZIP-bestand met twee bestanden in. Hieronder lees je hoe je die kunt inlezen in Exact Online.
Een export naar Exact Online uitvoeren vanuit ButtonsforCleaners Force
Alle instellingen zijn in de parameters ingesteld. Je Customer Success Manager zal de exportservice in de parameters activeren, en er in samenspraak met jou voor zorgen dat de volgende parameters worden ingesteld op de juiste waarde:
| Parameter | Waarde | Opmerkingen |
| (Parameter om exportservice in te schakelen) | 1 | |
| ExportProfile | 12 | |
| ExportService_ExtraText1 | (De code van het dagboek voor verkoopfacturen, bv. 700) | |
| ExportService_ExtraText2 | (De code van het dagboek voor creditnota’s, bv. 701) | Voor ButtonsforCleaners Force moet dit een apart dagboek zijn. |
| ExportService_ExtraText3 | (De artikelcode die gebruikt mag worden, bv. DEFAULT) | Zie hierboven. |
| ExportlocatieFacturen | (Pad waar de exportbestanden mogen worden geplaatst) | Zie parameterlijst. |
Nadat deze instellingen zijn geconfigureerd, hoef je in het overzicht facturen enkel op de knop “Start export” te duwen om de bestanden te laten genereren. Alle nog niet geëxporteerde facturen worden dan in het bestand opgenomen.
Je krijgt van ons een ZIP-bestand met twee bestanden in. Hieronder lees je hoe je die kunt inlezen in Exact Online.
Een import uitvoeren in Exact Online
Kopieer eerst de bestanden die je uit ButtonsforCleaners hebt gedownload naar een map van jouw voorkeur. Vervolgens open je Exact Online, klik je linksboven op je bedrijfsnaam en kies je voor Import/Export.
Vervolgens gaan we eerst de klanten importeren. Selecteer hiervoor de optie om een XML te importeren bij de Accounts en uploadt het klantenbestand. Vervolgens gaan we verkoopfacturen inlezen. Hiervoor klikken we op de mogelijkheid tot import van XML bij Transactions. Zo uploaden het bestand met de verkoopfacturen en is alles netjes ingelezen.
Bij het importeren van verkoopfacturen, is het belangrijk om niet te klikken op SalesInvoice bij het importeren en effectief Transactions in te lezen. Aangezien Exact het bij het importeren van “SalesInvoices” enkel toelaat om concept-facturen in te lezen, die daarna nog via Exact moeten worden afgedrukt vooraleer ze een effectieve factuurdatum krijgen, exporteert ButtonsforCleaners rechtstreeks de definitieve verkoopboekingen.
Ging er iets mis bij het importeren? Ga dan via het menu “Import/Export” naar “Log – XML” (aan de rechterzijde van het scherm). Contacteer Exact Online om meer uitleg te vragen over de foutmelding, of stuur de volledige foutlog door naar ButtonsforCleaners voor nazicht.