ButtonsforCleaners stelt je in staat om gemakkelijk en snel verkoopfacturen op te maken. Dankzij onze koppeling met Expert/M Plus hoeft je boekhouder ook niet langer alle klanten en facturen handmatig over te nemen in het boekhoudpakket.
Belangrijke instellingen in ButtonsforCleaners
Als je (later) facturen wilt gaan exporteren vanuit ButtonsforCleaners naar Expert/M Plus, dan is het belangrijk om de volgende zaken in het achterhoofd te houden.
Klantnummers
Een klant heeft in Expert/M Plus altijd een klantnummer (of Prime) en eventueel ook een alfanumerieke code. Zo zal de klant “Behind The Buttons” bijvoorbeeld mogelijk in uw systeem zitten als “BTB” of “BEHIND”.
Zo’n alfanumerieke code hoeft in Expert/M Plus niet uniek te zijn. Om te vermijden dat facturen bij de verkeerde klant terechtkomen, werkt ButtonsforCleaners daarom niet met deze alfanumerieke code.
Gebruik dus altijd de klantnummers (de “Prime” uit Expert/M Plus) bij het importeren in ButtonsforCleaners (of in het veld “Nummer in boekhouding”, indien u deze instelling gebruikt).
Apart verkoopdagboek voor creditnota’s
Bij de integratie met tussen ButtonsforCleaners Flex en Expert/M Plus kun je zelf kiezen of je creditnota’s apart wilt nummeren of niet. Het is wel belangrijk dat een aparte nummering goed wordt ingesteld.
Voor ButtonsforCleaners Force is een aparte nummering verplicht, en moet er in het boekhoudpakket dus sowieso een apart dagboek worden voorzien voor creditnota’s.
Een export naar Expert/M Plus uitvoeren vanuit ButtonsforCleaners Flex
In ButtonsforCleaners ga je naar het Overzicht facturen, klik je rechtsboven op de knop Meer… en ga je vervolgens voor Facturen exporteren.
In het venster dat opengaat, dien je de juiste instellingen in te vullen:
- Kies eerst de correcte boekhouding
- Kies of je facturen of creditnota’s wilt exporteren (als je beiden wilt exporteren, dien je twee aparte exports te doen en ook twee keer apart in Expert/M Plus te importeren)
- Vul het juiste boekjaar in (bv. 2021)
- Kies vanaf en tot en met welk factuurnummer je wilt exporteren. Het systeem zal zelf voorstellen welke facturen je nog dient te exporteren. Maar dit kan je zelf overschrijven indien gewenst. Wil je bijvoorbeeld je facturen 2021/00001 tot en met 2021/00010 exporteren, vul dan respectievelijk 1 en 10 in.
Je krijgt van ons een ZIP-bestand met twee bestanden in. Hieronder lees je hoe je die kunt inlezen in Expert/M Plus.
Door een gekend probleem, wordt momenteel het verkoopdagboek niet correct ingevuld bij een export vanuit ButtonsforCleaners Flex. Het dagboek zal altijd worden ingesteld op 1, ongeacht de bovenstaande instelling. Neem contact op met je Customer Success Manager om het bestand eventueel tijdelijk handmatig te manipuleren.
Een export naar Expert/M Plus uitvoeren vanuit ButtonsforCleaners Force
Alle instellingen zijn in de parameters ingesteld. Je Customer Success Manager zal de exportservice in de parameters activeren, en er in samenspraak met jou voor zorgen dat de volgende parameters worden ingesteld op de juiste waarde:
| Parameter | Waarde | Opmerkingen |
| (Parameter om exportservice in te schakelen) | 1 | |
| ExportProfile | 3 | |
| InvoiceExportJournal | (De code van het dagboek voor verkoopfacturen, bv. 1) | |
| InvoiceExportJournalCN | (De code van het dagboek voor creditnota’s, bv. 2) | Voor ButtonsforCleaners Force moet dit een apart dagboek zijn. |
| ExportlocatieFacturen | (Pad waar de exportbestanden mogen worden geplaatst) | Zie parameterlijst. |
Nadat deze instellingen zijn geconfigureerd, hoef je in het overzicht facturen enkel op de knop “Start export” te duwen om de bestanden te laten genereren. Alle nog niet geëxporteerde facturen worden dan in het bestand opgenomen.
Je krijgt van ons een ZIP-bestand met twee bestanden in. Hieronder lees je hoe je die kunt inlezen in Expert/M Plus.
Een import uitvoeren in Expert/M Plus
Kopieer eerst de bestanden die je uit ButtonsforCleaners hebt gedownload naar een map van jouw voorkeur.
Om klanten en facturen te importeren in Expert/M Plus ga je naar het menu Extra > Importeren externe applicaties > xml-Expert/M. Als je deze optie niet ziet staan, dan kun je beter even contact opnemen met Wolters Kluwer.
Expert/M Plus kan ook UBL-bestanden inlezen. In theorie kun je dus ook een export naar UBL nemen vanuit ButtonsforCleaners. We kunnen echter meer gegevens exporteren via de eigen XML-structuur van Expert/M Plus. Daarom kies je beter expliciet voor Expert/M Plus bij het exporteren.