ButtonsforCleaners stelt je in staat om gemakkelijk en snel verkoopfacturen op te maken. We voorzien ook in talloze koppelingen met boekhoudpakketten, om de facturen zonder overtikken in je boekhoudpakket terecht te laten komen.
Bepaalde boekhoudpakketten ondersteunen ook een standaardformaat, namelijk UBL E-FFF. Vanuit ButtonsforCleaners is het mogelijk om naar dit formaat te exporteren.
Voor- en nadelen van UBL
Voor je aan de slag gaat met een export naar UBL, geven we je graag de voor- en nadelen mee van deze methode.
Voordelen
- Verschillende boekhoudpakketten kunnen hetzelfde bestandsformaat inlezen, en er dus bij het switchen van boekhoudpakket geen nieuwe export moet worden geprogrammeerd
- Met UBL ben je helemaal future-proof: in de toekomst gaan wellicht meer en meer pakketten deze standaard ondersteunen.
Nadelen
- De standaard op basis van UBL is eigenlijk ontwikkeld om verkoopfacturen te kunnen doorsturen naar klanten. Op die manier hoeft een klant jouw factuur niet meer over te nemen in zijn systeem, maar volstaat het om het XML-bestand in UBL-formaat te importeren om alle gegevens (bedrijfsgegevens, artikels, prijzen, btw, …) in te lezen. Het nadeel hiervan is dat wij bepaalde gegevens niet kunnen doorsturen via een UBL-bestand. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om te specifiëren op welke 70-rekening de omzet terecht moet komen.
- De herkenning van klanten gebeurt doorgaans op basis van het btw-nummer, en bij ontbreken daarvan o.b.v. een combinatie van naam en adres. Elk boekhoudpakket gaat hier anders mee om, dus het strekt tot aanbeveling om de werking te controleren bij je boekhouder of verdeler.
- Sommige boekhoudpakketten ondersteunen niet alle functionaliteit bij UBL. Zo kunnen bepaalde pakketten niet alle informatie rond speciale btw-regimes uit het UBL-bestand afleiden.
Een export naar UBL uitvoeren vanuit ButtonsforCleaners Flex
In ButtonsforCleaners ga je naar het Overzicht facturen, klik je rechtsboven op de knop Meer… en ga je vervolgens voor Facturen exporteren.
In het venster dat opengaat, dien je de juiste instellingen in te vullen:
- Selecteer hde correcte boekhouding
- Vul het juiste boekjaar in (bv. 2021)
- Kies vanaf en tot en met welk factuurnummer je wilt exporteren. Het systeem zal zelf voorstellen welke facturen je nog dient te exporteren. Maar dit kan je zelf overschrijven indien gewenst. Wil je bijvoorbeeld je facturen 2021/00001 tot en met 2021/00010 exporteren, vul dan respectievelijk 1 en 10 in.
Je krijgt van ons een .ZIP-bestand met één XML-bestand per factuur. Hoe je deze bestanden moet importeren in je boekhoudpakket, is afhankelijk van het pakket zelf.
Een export naar UBL uitvoeren vanuit ButtonsforCleaners Force
Alle instellingen zijn in de parameters ingesteld. Je Customer Success Manager zal de exportservice in de parameters activeren, en er in samenspraak met jou voor zorgen dat de volgende parameters worden ingesteld op de juiste waarde:
| Parameter | Waarde | Opmerkingen |
| (Parameter om exportservice in te schakelen) | 1 | |
| ExportProfile | 17 | |
| ExportlocatieFacturen | (Pad waar de exportbestanden mogen worden geplaatst) | Zie parameterlijst. |
Nadat deze instellingen zijn geconfigureerd, hoef je in het overzicht facturen enkel op de knop “Start export” te duwen om de bestanden te laten genereren. Alle nog niet geëxporteerde facturen worden dan in het bestand opgenomen.
Je krijgt van ons een .ZIP-bestand met één XML-bestand per factuur. Hoe je deze bestanden moet importeren in je boekhoudpakket, is afhankelijk van het pakket zelf.