De Staff App biedt mogelijkheden om (tot op zekere hoogte) te controleren of je uitvoerder wel degelijk op de juiste plaats is. Daarnaast is het mogelijk om gevoelige documenten zoals arbeidscontracten via de app ter beschikking te stellen. 

In dit artikel overlopen we graag hoe we daarmee omgaan.

Privacy-maatregelen bij locatiecontrole

De Staff App kan zo ingesteld worden dat starten en stoppen van de tijdsregistratie enkel mogelijk is als de gebruiker zich effectief op het geplande adres bevindt. Daarnaast wordt de GPS op de gsm ook aangesproken om een inschatting te tonen van de afstand tot de volgende werf.

Hiervoor hebben wij de volgende privacymaatregelen genomen:

  • De locatie van het personeelslid wordt enkel opgevraagd wanneer de Staff App actief is. Is de app niet actief op het toestel, dan wordt de locatie nooit opgevraagd.
  • Als de controle met Site Tags actief is èn er kan teruggevallen worden op locatiecontrole, wordt de GPS locatie enkel gecontroleerd indien de gebruiker zelf aangeeft dat hij de Site Tag niet kan scannen.
  • Als de GPS-controle actief is, controleren wij enkel indien de persoon zich binnen de aangegeven radius rond het werfadres bevindt. Als dat niet zo is, kan de persoon zijn tijdsregistratie niet starten. Deze feedback wordt enkel op het scherm in de app getoond.
  • Het is nooit mogelijk om vanuit de backoffice coördinaten of routes op te vragen die via de Staff App zouden zijn gecapteerd.
  • De exacte locatie van het personeelslid wordt niet ter beschikking gesteld in de backoffice. Er wordt enkel aangegeven dat men zich op de juiste plek bevond bij starten en stoppen.

Je personeelslid kan de app dus met een gerust hart gebruiken. We halen de locatie enkel op wanneer dat nodig is.

Privacy-maatregelen voor gevoelige gegevens

Alle communicatie tussen de backoffice en de Staff App verloopt via een beveiligde verbinding (over https). Op die manier is de data-overdracht veilig, ook bij het gebruik van een onbeveiligd WiFi-netwerk.

Enkel de documenten uit de personeelsmap van de ingelogde werknemer, en de documenten die bij de klant, locatie,… horen zijn beschikbaar in de Staff App.

Je bepaalt zelf welke documenten beschikbaar zijn en welke niet, door ze al dan niet in aan te vinken op het toegevoegde niveau.

Tips voor de veiligheid van de gegevens

Bij het maken van accounts voor de Staff App, raden we steeds het volgende aan:

  • Kies geen voor de hand liggende wachtwoorden, zoals “1234” of “abcd”.
  • Gebruik geen patronen die mensen zouden kunnen achterhalen, zoals altijd het geboortejaar of de naam van het personeelslid in het wachtwoord gebruiken.
  • Deel het wachtwoord aan je personeelslid mee in een gesloten omslag of via e-mail, en vraag het personeelslid om het op een veilige plek te bewaren.
  • Indien je de indruk hebt dat een wachtwoord mogelijk niet meer veilig is, kun je via de backoffice altijd het wachtwoord wijzigen.