De Staff App van ButtonsforCleaners biedt mogelijkheden om tot op zekere hoogte te controleren of je uitvoerder wel degelijk op de juiste plaats is. Daarnaast is het mogelijk om gevoelige documenten, zoals arbeidscontracten, via de app ter beschikking te stellen. 

In dit artikel overlopen we graag hoe we daarmee omgaan.

Privacymaatregelen m.b.t. de locatiecontrole

De Staff App van ButtonsforCleaners kan ervoor zorgen dat het starten en stoppen van de tijdsregistratie van het personeelslid enkel mogelijk is wanneer men zich effectief op het geplande adres bevindt. Daarnaast activeren we de GPS op het toestel ook om een inschatting te tonen van de afstand tot de volgende werf.

Hiervoor hebben wij de volgende privacymaatregelen genomen:

  • De locatie van het personeelslid wordt enkel opgevraagd wanneer de Staff App actief is. Is de app niet actief op het toestel, dan zullen wij de locatie nooit opvragen.
  • Als de controle met Site Tags actief is, wordt enkel teruggevallen op de GPS-controle wanneer de medewerker zelf aangeeft dat hij de Site Tag niet kan scannen.
  • Als de GPS-controle actief is, controleren wij enkel of de persoon zich binnen een beperkte radius rond het werfadres bevindt. Als dat niet zo is, kan de persoon zijn tijdsregistratie niet starten. Deze feedback wordt enkel op het scherm in de app getoond.
  • Het is nooit mogelijk om vanuit de back-office coördinaten of routes op te vragen die via de Staff App zouden zijn gecapteerd.
  • De exacte locatie van het personeelslid wordt niet ter beschikking gesteld in de back-office. Er wordt enkel aangegeven dat men zich op de juiste plek bevond bij starten en stoppen.

Je personeelslid kan de app dus met een gerust hart gebruiken. We halen de locatie enkel op wanneer dat nodig is en slaan ze achteraf niet op.

Privacymaatregelen m.b.t. gevoelige gegevens

Alle communicatie tussen de back-office en de Staff App verloopt via een beveiligde verbinding (over https). Op die manier is de data-overdracht veilig, ook bij het gebruik van een onbeveiligd WiFi-netwerk.

Enkel de documenten uit de personeelsmap van het ingelogde personeelslid, en documenten uit de mappen bij de werf die men op dat ogenblik in de Staff App ziet, zijn beschikbaar.

U bepaalt zelf welke documenten beschikbaar zijn en welke niet, door ze al dan niet in de submap /app/ te plaatsen in de personeels- of klantenmap.

Tips i.v.m. de veiligheid van de gegevens

Bij het maken van accounts voor de Staff App, raden we steeds het volgende aan:

  • Kies geen voor de hand liggende wachtwoorden, zoals “1234” of “abcd”.
  • Gebruik geen patronen die mensen zouden kunnen achterhalen, zoals altijd het geboortejaar of de naam van het personeelslid in het wachtwoord gebruiken.
  • Deel het wachtwoord aan je personeelslid mee in een gesloten omslag of via e-mail, en vraag het personeelslid om het op een veilige plek te bewaren.
  • Indien je de indruk hebt dat een wachtwoord mogelijk niet meer veilig is, kun je via de back-office te allen tijde het wachtwoord herstellen naar een andere waarde.